Spend cuben bliver kunstigt intelligent!

Der kan være mange leverandører at holde styr på i din organisation. Men forestil dig, at du har et klart overblik over, hvilke ydelser der udføres på tværs af lokationer. Du ved præcis, hvem der udfører dem, og hvilke aftaler der er blevet indgået. Det er netop den klarhed og kontrol, vores spend cubeværktøj i Power BI kan tilbyde dig, og så er det tilmed blevet endnu mere effektivt med hjælp fra kunstig intelligens (AI).
I denne artikel bliver du præsenteret for vores spend cube og de fordele, den kan give din organisation.

Når du skal skabe et struktureret overblik over al din data, kan det føles lidt som at bestige Himalaya. Det kræver nemlig både tid og energi at strukturere de store mængder data om alt fra kontoplaner og kreditor-/debitorposteringer til lokationslister og kontrakter.

Og her kommer vores spend cube ind i billedet.

Med den får du hurtigt et detaljeret indblik i dine leverandørers leverancer og et granuleret omkostningsoverblik ned til mindste detalje; fra afdelingsniveau og helt ned på lokations- og fagområdeniveau.

Når du først har organiseret din data, skaber det et fundament for at træffe velinformerede beslutninger, og det kan sikre dig en effektiv drift og økonomiske besparelser. Indsigten i data kan fungere som et effektivt styringsredskab til at indfri målsætninger på tværs af organisationen – hvis den bruges og forstås korrekt.

Som udgangspunkt har vores spend cube et overordnet formål: at give dig et krystalklart overblik over dine store mængder data.

Med den indsamler vi din data på tværs af systemer og skaber et økonomioverblik i et dashboard designet præcist efter dine ønsker. Nedenfor kan du se de fire konkrete trin i udviklingen af spend cuben: 

Ud over at organisere din data for overblikkets skyld, så tilfører vi din data yderligere værdi ved at kategorisere dine leverandører inden for fx Facility Management-fagområder. Og netop denne del har vi nu effektiviseret ved brug af AI.

AI er blevet et element, der øger værdien af den løsning, du får med vores spend cube.

Når vi kategoriserer leverandører, anvender vi AI på forskellige områder, der giver os adgang til langt flere kilder og mere præcis data. Vi har integreret et værktøj, som automatisk kan slå relevante informationer op for os i analysen og kategoriseringen af dine leverandører. Efterfølgende kvalitetssikrer vi data for at garantere, at der er overensstemmelse med din virksomheds behov. 

Dine økonomiske besparelser opnås bl.a. gennem en forbedret leverandørstyring, hvilket et struktureret datagrundlag i spend cuben åbner døren for.

Det skyldes, at et fuldt dataoverblik giver dig nogle helt klare
fordele:

• Du får et tydeligt billede af, hvilke opgaver der udføres, og hvem der udfører dem.
• Du kan identificere, hvilke leverandører der er omfattet af en serviceaftale.
• Du kan vælge at genforhandle kontrakter med eksisterende leverandører eller foretage markedspristest på større ydelser gennem udbud.
• Du får øgede muligheder for benchmarking og forbedrede rapporteringsmuligheder

Derudover sikrer det også, at opgaver ikke falder mellem to stole eller bliver udført flere gange end nødvendigt.

Desuden kan det være afsættet for udarbejdelsen af en detaljeret asset liste med dertilhørende drifts- og vedligeholdelsesplan.

For at få størst udbytte og værdi af din data er det afgørende, at spend cuben forankres bredt i organisationen.

Det betyder, at du skal identificere interessenter på tværs af organisationen og sammen med dem definere, hvilke rapporteringsbehov og KPI’er der er vigtige. Det er derfor nødvendigt at blive enige om, hvordan jeres data skal anvendes, især som et aktivt styringsredskab.

Overblikket i spend cuben kan fx bruges til benchmarking af omkostninger med henblik på at opnå omkostningsbesparelser eller som udgangspunkt for optimering af processer og bygningsdrift. Det kan også bruges til bedre indkøbsstyring og meget andet.

Vores erfaring viser, at når spend cuben bliver forankret bredt og bruges aktivt som styringsredskab, så øger det chancerne markant for at nå jeres ønskede mål – uanset om det handler om at opnå besparelser eller om at få en mere effektiv drift. En bred inddragelse sikrer også, at de underliggende processer, der driver omkostningsbesparelser, bliver identificeret og målt effektivt.