en
da
Den 1. juli 2024 træder en ny lovændring i kraft, som kræver, at alle danske lønmodtagere registrerer deres arbejdstid. Det pålægger dig som arbejdsgiver et vigtigt ansvar: Du skal sørge for, at din virksomhed er udstyret med et effektivt system, der ikke alene håndterer denne opgave, men også opfylder de nyeste lovmæssige krav. I denne artikel kan du blive klogere på dine fordele ved at implementere en digital løsning og sikre compliance – så bliver du godt rustet til den kommende forandring.
Hvad betyder registrering af arbejdstid?
Registrering af arbejdstid er ikke det samme, som mange forbinder med tidsregistrering.
Tidsregistrering er et velkendt fænomen inden for overenskomstdækkede og tekniske industrier, IT samt serviceorienterede brancher såsom advokatfirmaer og konsulenthuse. Medarbejdere i disse brancher tidsregistrerer, hvor mange timer de har brugt på en enkelt opgave.
Imidlertid adskiller de nye krav sig fra denne praksis ved at fokusere på arbejdstid frem for det opgavespecifikke tidsforbrug.
Det betyder, at medarbejdere f.eks. kan nøjes med kun at registrere afvigelser fra deres normale arbejdstid.
Hvis en medarbejder f.eks. arbejder fra kl. 8 til 16, inklusive en selvbetalt frokostpause på 30 minutter, er det kun nødvendigt at registrere arbejdstiden, når medarbejderen starter eller slutter på et andet tidspunkt; det kan være, at medarbejderen en vilkårlig dag arbejder fra kl. 8 til 13 og igen samme aften fra kl. 19 til 22. I det tilfælde skal medarbejderen registrere en samlet arbejdstid på 7,5 time – uden at specificere de præcise tidspunkter for arbejdets start og slut.
I det nævnte eksempel er det dog vigtigt at bemærke, at enhver variation fra de aftalte 7,5 time, uanset om det er mere eller mindre, betragtes som en afvigelse, og den faktiske arbejdstid for den pågældende dag skal registreres.
Hvilke lovmæssige krav er der til dit system?
Der er en høj grad af metodefrihed for, hvordan din virksomhed kan sikre registrering af arbejdstid. Lovgivningen stiller ingen krav til, at det skal foregå digitalt. Det betyder, at din virksomhed har en række løsningsvalg inden for lovens rammer:
- Medarbejderen kan registrere antal timer i et Excel-ark, som både medarbejder og arbejdsgiver har adgang til.
- Man kan anvende adgangskort, der automatisk registrerer, hvornår medarbejderen er på arbejdspladsen.
- Medarbejderen kan sende en e-mail til sin leder med den samlede arbejdstid, som lederen derefter registrerer.
- Man kan implementere et digitalt system, hvor medarbejderen selv indtaster sine timer, og som arbejdsgiveren har adgang til.
Lovforslaget indebærer dog ret omfattende krav til dig som arbejdsgiver og kræver, at dit system er “objektivt, pålideligt og tilgængeligt”, hvorfor vi anbefaler, at du vælger en digital og integreret løsning.
Der er en række operationelle og strategiske grunde, da du som arbejdsgiver vil kunne dokumentere de lovpligtige tiltag:
- Du sikrer, at medarbejderen har adgang til egne data under hele ansættelsesforløbet.
- Du kan opbevare de registrerede data i 5 år efter udløbet af den periode, som udgør grundlaget for beregning af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for medarbejderen.
- Du kan mindske menneskelige fejl og sikre nøjagtige optegnelser af arbejdstider, hvilket er afgørende for, at din virksomhed kan overholde den nye lovgivning.
- Du sparer tid for både medarbejdere og HR-afdelingen, da det fjerner behovet for manuel beregning af arbejdstimer. Digitale tidsregistreringssystemer kan ofte integreres med andre HR- og lønsystemer, hvilket sikrer en strømlinet proces fra tidsregistrering til lønudbetaling.
- Du får et klart overblik over arbejdstimerne og har mulighed for at indstille påmindelser, der sikrer, at du kan reagere rettidigt ved behov for op- eller nedskalering af arbejdsindsatsen.
Husk at være opmærksom på ...
... en række andre overvejelser, når du skal udvælge et system:
Rapportering
Det er vigtigt, at dine medarbejdere har et klart overblik over, om deres rettigheder er sikret. Din virksomhed skal løbende kunne kontrollere, at dine medarbejdere overholder loven, så der kan tages affære, hvis det ikke er tilfældet. Det er særligt vigtigt, hvis myndighederne efterspørger dokumentation, eller hvis medarbejdere klager over deres rettigheder.
Integration
Start med at undersøge, om dine eksisterende systemer, f.eks. jeres økonomisystem (ERP-system), allerede indeholder de funktioner, du skal bruge, eller om de kan udbygges med nye moduler. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal tilgå denne opgave, står vores eksperter fra Finance IT Services til rådighed.
Arbejdsmønstre
Det er vigtigt at tage hensyn til, hvordan dine medarbejdere arbejder, da det stiller krav til jeres valg af system. Er de meget på farten, eller sidder de ved computeren hele dagen? Arbejder de oftest inden for det samme tidsrum, eller kan deres arbejdstider variere?
Hvis dine medarbejdere er meget på farten, er det nemmere for dem at registrere deres arbejdstid via deres mobiltelefon.
Loven stiller ikke krav om, at arbejdstiden skal registreres på bestemte tidspunkter eller over en specifik periode. Dog skal registrering af arbejdstiden være pålidelig, hvilket betyder, at der ikke må gå for lang tid mellem hver registrering.
Opbevaring af data
Hvis du overvejer at bruge en ”nem” løsning som fx Excel eller en lignende hurtig løsning, skal du være opmærksom på, at du skal opbevare dataene i fem år. Det betyder, at hvis du senere hen ønsker at implementere et mere omfattende system, kan det blive mere besværligt at importere masterdata (al registrering) til det nye system. Det kan derfor være en fordel at starte med det rigtige system fra begyndelsen.
Vil du vide mere om de nye krav?
Har du brug for hjælp til at vurdere jeres systemer?
Vi har stor erfaring med at analysere og dokumentere virksomhedens systemkrav og undersøge, hvilke systemer der bedst understøtter de seneste lovkrav. Du er velkommen til at række ud til Partner Morten Boldsen eller Manager Casper Jæpelt Petersen til en uforpligtende snak om, hvad vi kan gøre for dig.
