Vejen til høj kvalitet i payroll ...

Payroll er en grundsten i virksomhedens fundament. Det er et område, der helst skal køre fejlfrit, uproblematisk og effektivt. Alligevel har payroll utroligt mange grå hår og frustrerede medarbejdere på samvittigheden. Derfor inviterer vi i denne artikel til skole-hjem-samtale for lønfunktionen. Vi stiller skarpt på udfordringerne og på, hvorfor de opstår – og vi ser nærmere på outsourcing som en mulig løsning.

Løn. Det er en af de allermest grundlæggende funktioner i virksomheden – for uden løn, ingen medarbejdere. Alligevel kæmper mange store danske virksom­heder med at opnå den kvalitet og effektivitet, de ønsker.

Men hvorfor forholder det sig egentlig sådan?

Der er et kritisk fravær af organiseret kompetenceudvikling for lønfolk, for der findes ingen formel lønuddannelse. Derfor er lønfolk en sjælden og eftertragtet race, og de bliver sjældent bedre end det, de kan lære af deres sidemand, og selv kan snuse sig frem til.

Det betyder også, at der er en stor person­afhængighed i løn. Og det er sårbart, for du er på herrens mark, hvis dine lønfolk skulle blive langtidssygemeldt eller finde på at sige op. Samtidig er det som regel kun i de allerstørste virksomheder, at der er nok lønmedarbejdere til, at de kan afdække hinanden.

Interne lønfunktioner er derfor ofte hårdt pressede. Der mangler folk og kompetencer, og samtidig er der en rivende teknologisk udvikling i gang ift. lønsystemerne – og det kan være svært for lønmedarbejderne at følge med, da de ikke har tid til at sætte sig ind i de nye systemer.

Løn er en sammenkogt ret, som HR, finans og medarbejderne kokkererer i fællesskab. De leverer hver især hovedingredienserne til retten: HR kommer med HR-dataene, medarbejderne sørger for timeregistreringen, og Finans står typisk for hele ’efterløn-processen’.

Men mange kokke kan fordærve maden. Især hvis der ikke er overblik over end-to-end-processen, og der mangler en klar rolle- og ansvarsfordeling – for der er mange snitflader i løn. Rigtig mange.

Og problemerne opstår som regel i snit­fladerne, fordi der ikke er styr på, hvem der har ansvar for hvad, hvem der skal bidrage med hvad, og hvem der skal godkende hvad. Og tingene kører ofte meget manuelt.

Det kan lyde som en dårlig undskyldning at skyde skylden på lønsystemet, hvis der opstår fejl. Men store, danske virksom­heder benytter som regel nogle forholdsvis komplekse lønsystemer – og systemerne er en hyppig fejlkilde, fordi dem, der anvender dem, sjældent har haft tid til at sætte sig ind i alle funktionerne og den bagvedliggende opsætning.

Derfor kan der ske regnefejl i systemet, selvom de data, du får ind, er korrekte – simpelthen fordi dem, der arbejder i systemet, ikke har haft mulighed for at lære systemet og hele opsætningen ordentligt at kende.

Og når den interne lønfunktion i forvejen er hårdt presset af mangel på folk og kompetencer, kan en systemfejl være nok til at vælte læsset. For det er komplekst og tidskrævende at skulle rette i løn.

Selvom det måske kan virke sådan, er vi ikke ude på at male fanden på væggen. Men vi vil gerne gøre det klart, at payroll er en kæmpe udfordring for mange virksomheder; du er ikke alene, hvis du synes, at det at få en velfungerende lønfunktion er som at forsøge at tæmme en vild hest.

Derfor ligger det også lige til højrebenet at forsøge at outsource løn.

… for hvis du vælger at outsource opgaven til en professionel partner, så burde problemerne være løst, right? 

Det er desværre sjældent helt så enkelt.

Generelt bliver leverandørerne større og mere professionelle og derfor også bedre til at gribe virksomhederne. Alligevel oplever mange virksomheder, der vælger at out­source, et mismatch mellem deres forventninger og det, de får fra leverandøren.

De skuffede forventninger skyldes ofte, at der ikke er blevet forventningsafstemt tilstrækkeligt, og der derfor er en brist i samarbejdet. Fx vil der som regel fortsat være et behov for at have en intern ressource i virksomheden, som sørger for koordinering og administration ift. løn­processen. Dermed kommer virksomheden alligevel ikke helt ud over personafhængigheden på lønområdet.

Et andet eksempel er, at virksomheden kan have en forventning om, at leverandøren tager sig af ALT relateret til løn. Men der er dele af lønprocessen, som en leverandør ikke har mulighed for at overtage, da den del af processen kræver, at du sidder i organisationen.

Fx ligger der efter lønkørslen en afstemningsopgave i den samlede finansfunktion. Og leverandøren vil ofte mene, at de ude­lukkende skal have styr på at afstemme det, de har afleveret. Men hvis du har en virksomhed, der bogfører alt muligt andet – som ikke har direkte med løn at gøre – på samme konto, så er der stadig en opgave tilbage for virksomheden ift. afstemning.

Mere end halvdelen af kvaliteten i løn kommer ofte af, hvad medarbejderne har registreret, og hvad lederne har godkendt. Og du mister meget kvalitet, hvis der ikke er nogen, der forholder sig til de data, der bliver registreret – fx ift. ferie, sygdom og fravær – og det har en udenforstående leverandør ikke mulighed for.

Endnu en klassisk faldgrube er, at en in­house lønfunktion har en helt anden viden om, hvad der sker i organisationen, end en leverandør har mulighed for at have. En inhouse lønfunktion er fysisk til stede i virksomheden og læser beskederne på intra­nettet, og derfor ved de fx, at en med­arbejder skal til at have løn igen, når vedkommende kommer retur fra barselsorlov.

Derudover er der et generelt issue i, at mange virksomheder ikke har særlig godt styr på deres interne processer ift. løn – og hvis ikke der er styr på disse processer, er det immervæk også meget vanskeligt for en leverandør at løse opgaven godt.

… og så er der jo det med pengene. For alt, hvad der ligger ud over standard, koster penge hos leverandøren. Det gør det jo også internt, men du opdager det ikke på samme måde, fordi det ’kun’ koster fastansatte medarbejderes tid … men fejl bliver meget tydelige ved outsourcing, fordi det bliver dyrt.

Betyder det så, at det eneste rigtige er at have løn inhouse? Nej, men hvad enten du skal have succes med at outsource din lønfunktion eller med at optimere din in­house lønfunktion, er der en række ting, der skal være styr på for at give dine medarbejdere eller samarbejdet med leverandøren de bedst mulige forudsætninger – og for at opnå den kvalitet, du ønsker.

Først og fremmest er det afgørende, at du får skabt overblik over end-to-end­-­­pro­cessen med alt, hvad det indebærer af snitflader samt rolle- og ansvarsfordeling, så der er styr på, hvem der gør hvad hvornår.

Hvis du vælger at gå outsourcingvejen, er det derfor også vigtigt, at I får defineret, hvilke snitflader leverandøren tager sig af, og hvad I beholder inhouse – og at I tager stilling til, om I bliver på jeres eget løn­system, eller om I skal over på leveran­dørens lønsystem.

Basico udbyder nu payroll services

Outsourcing er et brandvarmt emne inden for payroll. Mange er i overvejelsesfasen, og hvis du er en af dem, der har truffet beslutningen om at outsource din lønfunktion, oplever du måske, at det ikke er blevet helt, som du havde ønsket?

Vi er klar til at hjælpe, uanset om din lønfunktion er inhouse, outsourcet eller et sted midtimellem.

Hvis du har løn inhouse, kan vi hjælpe med at skabe overblik over hele end-to-end-processen og med at få defineret snitfladerne og ansvarsfordelingen. Derudover kan vi hjælpe med at teste og analysere hele anvendelsen af jeres system på tværs af løn, timeregistrering og vagtplanlægning. Denne analyse er vores afsæt til at finde ud af, hvordan tingene kan forbedres eller fejlrettes.

Hvis du går med overvejelser om outsourcing, kan vi sørge for, at du får taget alle relevante parametre med i dine overvejelser, inden du træffer beslutningen om outsourcing.

Vi kan også bidrage ved at lave et overblik over alle de processer, der kører ift. løn. Løn starter jo helt derude, hvor medarbejdere bliver ansat, og løn er først færdigt der, hvor det er bogført, afstemt og indberettet korrekt.

Vi hjælper dig med at få overblik over hele end-to-end-processen, med at få defineret, hvor snitfladerne og godkendelserne ligger, og med at vurdere, om opgaverne ligger det rigtige sted.

Vi sørger for, at du får skruet en solid business case sammen, og hvis du når frem til, at outsourcing er den rigtige løsning for din virksomhed, kan vi hjælpe med at skabe klarhed om, hvad I vil outsource, og hvad der stadig skal ligge i virksomheden.

Vi har et dybt kendskab til alle relevante leverandører på lønområdet, og vi kan hjælpe jer både med at finde lige præcis den leverandør, der passer bedst til jer, og med at skabe et godt udgangspunkt for samarbejdet.

Derudover kan vi bistå med hele implementeringen – med at få processerne tilrettet, få dataflows og systemintegrationer til at køre og med kompetenceudvikling af medarbejderne.

Vi kan med andre ord hjælpe med at organisere løn­funktionen og med at sikre effektivitet og høj kvalitet.