en
da
IT-udgifterne stiger hastigt og bliver stadig mere komplekse at styre. I denne artikel kan du læse om de største udfordringer og muligheder ved at få styr på IT-udgifterne, få fem konkrete forslag til CFO’en – og erfaringer fra virksomheder, der allerede arbejder målrettet med IT cost management.
IT-udgifterne er steget markant de seneste år – og udviklingen ser kun ud til at accelerere. Faktisk anslår Gartner, at udgifterne til IT frem mod 2030 vil blive fordoblet, hvilket kun gør behovet for styring og overblik endnu mere essentielt. Men opgaven er vanskeligere end nogensinde.
Hvor man tidligere kunne samle næsten alle IT-omkostninger i ét afdelingsbudget, bliver udgifterne i dag disponeret på tværs af hele organisationen: marketing, kundeservice, økonomi og produktion tager selv beslutninger om systemer og services. Denne decentralisering betyder, at både IT-direktøren og andre centrale funktioner i stigende grad står med regningen, uden at have haft indflydelse på beslutningerne bag – samtidig med at de decentrale enheder ofte mangler kompetencerne til effektiv styring af omkostningerne.
Derfor er det afgørende at skabe transparens: hvem driver egentlig IT-omkostningerne? Evnen til at kunne skabe struktur og overblik over dine IT-omkostninger vil derfor fremover blive et strategisk konkurrenceparameter.
Samtidig kræver dette en fundamental forandring af styringsmodeller og adfærd på tværs af organisationen. Medarbejdere og ledere skal lære at tænke i omkostningsbevidsthed ved hver IT-beslutning, mens traditionelle budgetprocesser må erstattes af dynamiske styringssystemer, der kan følge med den accelererende teknologiske udvikling. Det kræver både nye kompetencer, ændrede incitamentsstrukturer og en kulturel omstilling – en proces, det tager tid at få forankret i organisationen.
Et marked i hastig forandring
Virksomheder står i dag over for en række strukturelle udfordringer, der gør professionel styring af IT-omkostninger mere kritisk end nogensinde. For det første er forhandlingspositionen svækket. Høje switching costs betyder, at truslen om at skifte leverandør ikke længere fungerer som et effektivt redskab. Leverandørerne udnytter dette og fastholder høje marginer, selvom de underliggende teknologipriser, som på fx storage, er faldet markant.
Samtidig forventes IT-omkostningerne at fordobles de næste fem år, drevet af en massiv udbredelse af forbrugsbaserede prismodeller. I dag udgør forbrugsbaserede løsninger omkring 20% af et IT-budget, men dette tal vil stige kraftigt, hvilket yderligere reducerer virksomhedernes mulighed for at forhandle og kontrollere udgifterne.
Udviklingen accelereres af AI, hvor nye løsninger ofte afregnes i tokens eller andre forbrugsbaserede enheder. Det stiller skærpede krav til præcis henførbarhed i dine IT-omkostninger – ellers bliver det umuligt at have kontrol over dit IT-budget og dermed afgøre, om dine udgifter faktisk skaber værdi. Hertil kommer leverandørernes stadig mere komplekse prismodeller, som typisk forudindstilles til de dyre standardindstillinger. For udviklerne, der har fokus på stabilitet, sikkerhed og performance, ender økonomi ofte langt nede på prioriteringslisten, hvilket forstærker risikoen for unødigt høje omkostninger. Derfor er der brug for klare politikker.
Du kan tænke på det på den her måde: Ligesom der er rejsepolitikker, hvor medarbejdere skal holde sig til bestemte udgifter for fx hoteller og fly, bør der også være politikker for brugen af teknologi, herunder AI og cloud-tjenester. Dette sikrer, at omkostningerne holdes under kontrol, og at ansvarligheden er klar. Det giver desuden mulighed for at optimere omkostningerne, præcist som man ville forsøge at minimere rejseomkostningerne.
Hvordan imødekommer du udfordringerne?
I virkeligheden beskrevet oven for er CFO’en nødt til at tage en langt mere aktiv rolle i styringen af IT-omkostninger. Det handler ikke kun om at reagere på stigende udgifter, men også om at opbygge et systematisk fundament for styring, der skaber transparens, ansvarlighed og strategisk kontrol. Hvis IT-omkostninger ikke bliver styret rigtigt, ender de som en sort boks, hvor investeringerne ikke kan kobles til forretningsværdi – og hvor risikoen for økonomisk ineffektivitet vokser år for år.
For at imødegå disse udfordringer bør CFO’en særligt fokusere på fem centrale handlinger, der tilsammen kan sikre både indsigt, ejerskab og governance i virksomhedens IT-forbrug:
1. Sikr præcis henførbarhed af IT-omkostninger:
- IT-omkostninger, herunder cloud, skal direkte kunne henføres til de individer eller teams, der reelt disponerer dem.
- Gamle allokeringsnøgler (fx baseret på antal medarbejdere) er ubrugelige og ødelægger transparensen.
- Formålet er at skabe økonomisk ansvarlighed og give mulighed for at måle værdien af IT-forbruget.
2. Forstå og håndter finansielle forpligtelser og rateoptimeringer:
- Finans skal aktivt deltage i at vurdere og godkende IT-aftaler, der indebærer finansiel risiko (fx leasingaftaler).
- Mange virksomheder forpligter sig for lidt, da IT-afdelinger ofte mangler erfaring med finansielle forpligtelser og balancering af risiko mod gevinst.
- Finans skal facilitere beslutninger, der udnytter volumenrabatter og langsigtede commitments for at reducere omkostninger, i stedet for at lade frygt for ansvar forhindre besparelser.
3. Sikr teknisk ejerskab for alle IT-komponenter:
- Finans skal spørge ind til, om der er en klar teknisk ejer for hver enkelt komponent i IT-miljøet.
- Denne ejer skal kunne træffe beslutninger om at tænde, slukke, skalere op eller ned for løsningen. Uden dette er det umuligt at styre omkostningerne.
4. Fokuser på performance og målrettet ledelse:
- Der skal være et ledelsesmæssigt og målbart fokus på IT-omkostningsstyring, hvor så stor en del af IT-budgettet som muligt kobles til målbar forretningsværdi.
- Evnen til effektivt at styre IT-omkostninger vil fremover være en strategisk konkurrenceparameter.
5. Etabler klar governance og politikker:
- Hvem må hvad? Udvikl nogle nedskrevne politikker, der definerer ansvar for forskellige dele af IT-omkostningsstyringen.
- Dette inkluderer retningslinjer for indkøb af decentraliseret IT og sikring af præventive kontroller for at undgå uforudsete, dyre forbrug (fx en AI-motor, der kører løbsk).
- Implementer designbeslutninger, der muliggør budgetbegrænsninger på individuelt bruger-/teamniveau, ikke kun på makroniveau.
Ved at fokusere på disse handlingspunkter opnår du et markant bedre beslutningsgrundlag, da transparens i IT-omkostninger giver ledelsen præcis indsigt i, hvor pengene bruges, hvilket muliggør datadrevne beslutninger om investeringer, nedskæringer og prioritering af IT-initiativer.
Samtidig får din virksomhed øget omkostningskontrol og budgetstyring, idet det tydelige overblik over IT-udgifter gør det muligt at identificere unødvendige omkostninger, forhandle bedre leverandøraftaler og sikre, at IT-budgettet matcher de faktiske forretningsbehov. Du opnår desuden en styrket business alignment, hvor transparente IT-omkostninger skaber grundlag for at allokere IT-ressourcer efter forretningsværdi, og sikrer, at IT-investeringerne understøtter din virksomheds strategiske mål og vækstområder.
Case: Dansk medievirksomhed etablerer moderne IT cost management
Her kan du læse om en konkret case med en dansk virksomhed, som tog fat i deres udfordringer med IT cost management og opnåede betydelige fordele og besparelser.
Baggrund: En større dansk medievirksomhed stod over for stigende teknologiudgifter og behov for at reducere IT-omkostninger med 20 millioner kroner, samtidig med at de skulle håndtere overgangen til cloud-baserede løsninger.
Udfordringer:
- Manglende transparens: Ingen systematisk registrering af cloud-omkostninger og utilstrækkelig indsigt i omkostningsstrukturen
- Forældede styringsmodeller: Økonomistyringsprincipperne understøttede ikke moderne teknologiløsninger
- Uklar governance: Ingen klare retningslinjer for indgåelse af commitments og forudbetalinger
- Stigende personaleomkostninger: Voksende konsulent- og personaleudgifter uden tilsvarende værditilvækst
- Ineffektiv kontraktstyring: Servicekontrakter uden dokumenteret forretningsværdi.
Konkrete tiltag og løsninger:
Økonomisk transparens:
- Implementering af forbedret omkostningsregistrering i ERP-systemet
- Udvikling af dashboards med omkostninger fordelt på forretningsdomæner og teknologiplatforme
- Månedlige cost-take-out-møder mellem finans og IT.
Governance og processer:
- Etablering af klare retningslinjer for commitments og forudbetalinger
- Nye bogføringsprincipper tilpasset cloud-teknologi
- Streng prioritering af investeringer baseret på dokumenteret værdi.
Omkostningsoptimering:
- Systematisk gennemgang og værdibaseret vurdering af alle servicekontrakter
- Analyse af personale- og konsulentomkostninger med plan for gradvis aftrapning
- Business case-tilgang til teknologiinvesteringer.
Værdien af løsningen:
- Omkostningsreduktion: Realisering af besparelsesmål på 20 millioner kroner
- Øget transparens: Bedre indsigt i omkostningsstrukturen og værdi af teknologiinvesteringer
- Forbedret beslutningsgrundlag: Datadrevet tilgang til teknologiinvesteringer
- Moderne økonomistyring: Principper og processer, der understøtter cloud-teknologi og agil udvikling.
Skal vi også hjælpe med styringen af dine IT-omkostninger?
Vi har hjulpet både store og mindre virksomheder med at skabe transparens, etablere governance og realisere konkrete besparelser i deres IT-omkostninger. Kontakt os gerne for en uforpligtende snak om dine muligheder.
