Fem trin til strategisk digitalisering af økonomifunktionen

Forretningen kræver mere fart og bedre beslutningsgrundlag, mens systemer og processer vokser i kompleksitet. Og samtidig matcher standardværktøjerne ikke længere kravene til hastighed, transparens og beslutningskraft. Det er paradokset for langt de fleste CFO’er i dag. I denne artikel får du derfor fem konkrete trin til at digitalisere strategisk og løfte økonomi- funktionen til en værdiskabende sparringspartner.

Digitalisering handler ikke kun om at tage nye systemer i brug. Det handler om at skabe en økonomifunktion, hvor proces- ser, data og teknologi spiller sammen og frigiver tid til bedre beslutninger. Her er fem trin, der kan hjælpe jer med at prioritere rigtigt og omsætte digitalisering til reel forretningsværdi.

Mange digitaliseringsprojekter begynder med et ønske om at gøre det, du allerede gør, lidt hurtigere. Lidt mere automatiseret. Lidt smartere.

Men ofte betyder det, at du effektiviserer en proces, der i virkelig heden burde gentænkes. Derfor anbefaler vi, at du først gennemgår jeres processer og vurderer, hvordan de ville se ud, hvis du skulle designe dem fra bunden i dag.

Det kræver, at du for en stund lægger jeres eksisterende Excel-ark, ERP-opsætning eller historiske arbejdsgange væk. For først når jeres ideelle proces er tydelig, giver det mening at tage stilling til løsningen:

• Er der et standardsystem, der kan løse jeres udfordring?

• Kan jeres eksisterende setup justeres?

• Kræver det en custom-løsning?

Teknologi er i sidste ende kun en forstærker; den gør ikke en dårlig proces god. Den gør den blot hurtigere. Husk derfor på, at en teknisk løsning som regel kun er stærk, hvis processen bag er det.

Har du styr på dit fundament?

Alle ønsker at arbejde med nyeste værktøjer, og lige nu særligt med AI. Men selvom det kan være let at hoppe direkte ud i en AI-løsning, vil I nok opleve, at jeres løsninger ikke bliver mere effektive uden et relevant og utvetydigt fundament.

Hvis jeres kontrakter, fakturaer, leverandører og historik ligger i separate systemer uden relationer, vil AI f.eks. blot accelerere den usikkerhed, der allerede findes.

Derfor er næste skridt at forbinde, forklare og forstå datasiloer – og ikke begynde med algoritmer. Når din organisation arbejder ud fra samme data og alle får samme forståelse, vil jeres automatisering blive mere præcis.

Dog hører vi ofte, at CFO’er er nervøse for, at mere struktur og stan dardisering af data vil gøre ens virksomhed mindre fleksibel.

I praksis er det faktisk præcis det modsatte, der sker.

For når I alle arbejder ud fra samme datagrundlag, vil I hurtigere kun ne afstemme, hvilke tal der er korrekte. I kan derfor flytte jeres fokus fra at afstemme tal til at træffe beslutninger om fremtiden med langt større sikkerhed og hastighed.

Vi er helt unikke, så vi er nødt til at bygge noget selv fra bunden”.

Mange virksomheder bliver fristet af hurtigt at hoppe på den til- gang, men sandheden er, at ikke alle udfordringer kræver en custom-løsning.

I stedet bør I sige: “Findes der ikke en app til formålet?”.

Hvis jeres proces i virkeligheden ligner mange andres i branchen, giver det ofte bedst mening at læne sig op ad best practice i et standardsystem. For standardløsninger er enormt stærke til det gentagelige arbejde – rugbrødsarbejdet – der skal fungere stabilt hver dag.

• Typiske tegn på, at en standardløsning er det rigtige valg for jer, er når:

• Processen grundlæggende ligner andres i branchen

• Udfordringen handler mere om struktur og disciplin end teknologi

• Excel primært bruges som en workaround for manglende struktur.

Omvendt giver en custom-løsning mening, når jeres proces faktisk er en del af det, der gør jer anderledes – og bedre. Når værdien ligger i måden, I arbejder på, og ikke blot at få arbejdet gjort.

Det gælder ofte, når:

• Processen er forretningskritisk og unik for jeres virksomhed

• Flere systemer ikke kan forbindes hensigtsmæssigt

• Manuelle mellemregninger og særskilte trin fylder for meget.

Lad derfor standardløsninger tage sig af det, alle skal være gode til. Og brug kræfterne på at skræddersy det, der faktisk er unikt for netop din virksomhed - det, der ikke er standard.

Når data bevæger sig fra en afdeling til en anden, fra et system til et andet eller fra struktureret data til hårknude, opstår der ofte udfordringer.

Det er nemlig i disse mellemrum, at de manuelle “sorte huller” op står. Altså steder, hvor data mister sammenhæng, og hvor Excel-ark, møder og e-mails langsomt forplumrer dataflows og data- fortolkninger.

Typiske steder, hvor dataflows bliver uklare, er:

• Månedsluk og rapportering

• Fakturerings- og indkøbsflows

• Datamatch mellem systemer

• Manuel berigelse af data

• Forklaring af afvigelser.

Her vil en custom-løsning kunne komme jer til gode og skabe værdi ved at automatisere workflows, skabe sammenhæng og understøt te fortolkningen af data imellem dine standardsystemer. Det er de sorte huller mellem systemerne, der skaber alle udfordringerne i de fleste virksomheder.

Som CFO ved du, at der er stort potentiale i forbedringer, men hverdagen efterlader sjældent plads til at gennemføre dem.

Desværre opstår digital forandring ikke som en sideopgave. Det kræver derimod aktiv prioritering og en bevidst plads i din organisation. Det kan enten være gennem ekstern konsulenthjælp, eller andre løsninger, der frigiver tid tidligt i processen.

Ellers forbliver jeres gode idéer kun idéer. En af dine vigtigste opgaver som CFO bliver derfor at skabe rum til refleksion, brainstorming, leg og evaluering – fordi det er herfra initiativerne til forandring opstår.

I dag har AI og udviklingsværktøjer gjort det markant lettere at bygge software.

At skrive kode er næsten gratis nu. Men at levere kvalitetskode, der løser det rigtige problem, er testet, vedligeholdsvenlig og sikker, det koster stadig. Kostprisen er forskudt fra at bygge til at vide, hvad der skal bygges og sikre kvaliteten.

Det betyder, at det, der skaber værdi, er evnen til at forstå forretningen.

For hvad kendetegner en stærk proces? Hvor opstår faldgruberne? Hvad skaber reel værdi for din forretning?

I Basico ser vi tydeligt, at de mest succesfulde projekter opstår, når dyb specialistviden fra finans kobles direkte med teknisk eksekve ring. For teknologien skal altid forankres i din forretnings virkelig- hed. Det kræver gentænkning og mod – og et nyt mindset. Og for håbentlig kan denne artikel hjælpe dig på vej derhen.