Forløs den strategiske værdi i jeres løndata med Quantum Payroll

Løn er ofte blandt de største enkeltstående omkostninger i en virksomhed, og snart kræver Pay Transparency-direktivet, at I kan forklare lønforskelle, hvilket stiller krav til struktur og dokumentation. Alligevel ligger løn-, HR- og tidsdata stadig i hver sin silo hos de fleste. Thomas Malmros fra Finance IT Services og Henrik Schøtt Kjærgaard fra People & Payroll Services har sat hinanden stævne til en snak om, hvordan Quantum Payroll kan være løsningen, og hvorfor det burde stå højt på CFO’ens dagsorden.

Quantum Payroll er en disciplin, der kan løfte lønområdet op på det niveau af struktur, governance og forretnings forståelse, som finansdata altid har levet under. For når data fra HR, tid og løn bliver sammensat på en måde, der hænger sammen, kan man pludselig se den faktiske adfærd i organisationen: hvad er aftalt, hvad er reelt udbetalt, og hvor afviger de to i forhold til den faktiske løndannelse? Det giver CFO’en et beslutningsgrund lag, som de færreste har på lønområdet i dag. Henrik Schøtt Kjærgaard er partner i People & Payroll Services og forfatter til bogen Din guide til lønprocessen. Sammen med partner i Finance IT Services, Thomas Malmros, folder han ud, hvad Quantum Payroll konkret er, hvorfor den menneskelige forståelse af data bliver hele forskellen, og hvorfor lønområdet ikke længere kan håndteres som en blind vinkel ved siden af finans.

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Løn og HR rummer enorme mængder data, og grundstenen i Quantum Payroll er at arbejde struktureret med netop de data. Når man kigger på tværs af værdikæden på HR-området – altså HR-systemer, tidssy stemer, planlægning, løn – og finans på den anden side, så ligger der en ekstrem mængde komplekse data, som tilsammen indeholder enormt meget viden. Quantum Payroll som koncept er redskabet til at gennemskue den kompleksitet og rent faktisk bruge dataen til noget værdiskabende. For mange får aldrig værdien ud af deres data, fordi de kigger ned i én silo ad gangen og aldrig får sammen- stillet på tværs.

Thomas Malmros:

Det er også derfor, vi kalder det Quantum. Det handler om store mængder data, og navnet låner vi fra Quantum Computing, hvor man bruger teknologi til at hive værdi ud af netop den slags data mængder. Vi har altid mestret den tekniske disciplin med at arbejde struktureret med data, fra Excel-niveau og hele vejen op gennem værdikæden, men historisk har det primært været på finansielle data. Pointen med Quantum Payroll er, at vi nu bruger præcis de samme kompetencer på løn, tid og HR.

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Tager man datasporet bagfra, kan finansielle data i ERP kobles til løndata; løndata kan kobles til tidssystemer via lønarter og fx arbejdstype- og fraværskoder, og stamdata kan kobles tilbage til HR-løsningerne. På den måde opstår der et sammenhængende spor på tværs af systemer, der i dag lever adskilt. Men det her er mere end teknik. Det handler om kompetencer. Dem, der sidder med opgaven, skal kunne validere, om det, der kommer ud, giver mening. Det kræver reel forståelse for stamdata, lønarter, overenskomster og kontering. Og det er netop kombinationen af faglig dybde og dataforståelse, der er svær at finde samlet ét sted. 

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Et godt eksempel er en større entreprenørvirksomhed, hvor vi netop nu kigger ind i, hvilke stamdata og tidsdata de har, hvad der faktisk er sket ude på pladserne, og hvad det er blevet til i deres lønløsning. Formålet er flere ting: Hvilke overenskomster og satser var aftalt, hvad endte folk reelt med at få, og hvilke typer medarbejdere der er tale om.

Det handler om at kigge tilbage, men også om at forstå strukturerne og sikre compliance. Mange medarbejdere skifter kategori eller stilling over tid, og hvis man ikke forstår den datostyring, ender man med at sammenligne det forkerte. Og det, man kan bruge den indsigt til, er meget mere end rapportering. Man kan se den faktiske adfærd ude på pladserne eller decentralt i organisationen, beslutte hvilke guidelines og politikker der skal til for at styre den, og fremad rettet monitorere måned for måned, om udviklingen går den rigtige vej.

Det er en anden måde at bruge løn- og HR-data på, end vi har set hidtil. Tidligere har det handlet om klassisk retroaktiv rapportering, men nu kan man bruge data til reelt at ændre noget fremadrettet.

Thomas Malmros:

Et andet eksempel er en virksomhed inden for luftfart med to kom- plekse medarbejdergrupper og to lige så komplekse overenskomster. Her handlede opgaven om at forstå, hvordan medarbejdergrupperne planlægges, og hvordan det omsættes til løndata. I den branche er det ikke kun, hvornår en medarbejder møder ind, der afgør lønnen, men også take-off fra landingsbanen, tilkaldevagter og hvor i verden medarbejderen befinder sig. Læg dertil skatteregler om diæter, og kompleksiteten vokser hurtigt.

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Her havde man historisk taget det, der kom ud af systemet, og brugt det som løndata uden helt at forstå konverteringen. Det, vi endte med at bygge, var i praksis en regnemaskine, der lå mellem system- erne og oversatte forretningslogikken til korrekt løn. Det er et godt eksempel på, at det ikke kun handler om at trække data ud, men om at forstå, hvad data skal blive til, og sikre, at konverteringen fra én struktur til en anden faktisk holder.

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Historisk har det handlet om at kigge bagud og rapportere på, hvad der er sket. I dag handler det lige så meget om at bruge data til at beslutte, hvad man vil gøre fremadrettet. En af grundene til, at vi begyndte at tale om Quantum Payroll, var de nye direktiver. Pay Transparency er det mest konkrete eksempel. Det kræver gennem sigtighed i lønstrukturer, og det forudsætter styr på data, der i dag ligger spredt på tværs af systemer, som ikke hænger sammen.

Pay Transparency rummer mange dimensioner, men det starter med nogle helt grundlæggende spørgsmål: Hvor ligger vores data? Hvilke data har vi? Og anvender vi en struktur, der gør det muligt at sammenstille og analysere data? Hvis der ikke er et link mellem personen i HR-systemet og personen i lønsystemet, kan man som udgangspunkt slet ikke sammenstille de to. Det er præcis dér, Pay Transparency for alvor har brug for Quantum Payroll: at forstå, hvor dan data kan sammenlignes, og hvordan hullerne mellem systemerne kan udfyldes.

Thomas Malmros:

Compliance og governance er en anden helt central del af det her, og det er noget, vi i forvejen er vant til at arbejde med. En CFO accepterer ikke, at vi bygger en datamodel, der ikke kan tælle sam men, hvor mange selskaber, medarbejdere, maskiner eller produkter virksomheden har. Alt skal være validt, kontrolleret og komplet, fordi det bliver brugt til at drive beslutninger.

Det er i virkeligheden den nidkærhed over for datagrundlaget, som nu overføres til lønområdet. For hvis lønnen er forkert, kan der kom me en grim sag ud af det, og som minimum står du med utilfredse medarbejdere. Og hvis lønstrukturerne ikke kan dokumenteres, lever du ikke op til lovgivningen. Begge dele lander på CFO’ens bord. Det er ikke bare data, det er kritisk data, og det er kritiske be slutninger, der træffes på baggrund af det. Derfor handler Quantum Payroll lige så meget om governance som om dataforståelse: at sikre, at modellerne er komplette, at intet mangler, og at der altid er noget, der validerer, at vi har det rigtige med to streger under facit.

Henrik Schøtt Kjærgaard:

Løn er ofte blandt de største enkeltstående omkostninger i en virksomhed. Samtidig vokser compliance-kravene hurtigere end nogensinde. Den kombination gør, at lønområdet ikke længere kan håndteres som en blind vinkel ved siden af finans. På den måde kan man faktisk ikke leve uden Quantum Payroll.

Vi er eksperter i krydsfeltet mellem payroll, it og finans vi står klar til at hjælpe jer med at få overblik, struktur og indsigt i jeres løn-, HR- og tidsdata, hvis du vil have et bedre beslutningsgrundlag på lønområdet. Kontakt os gerne for en uforpligtende snak.