Gnidningsfrie Procure to Pay-processer er vigtigere, end du tror

Fra bestilling til betaling. Det er i grove træk de processer, PtP spænder over. Selvom det lyder ganske enkelt, er der potentielt mange faldgruber i processerne, netop fordi flere organisationsområder og systemer ofte er involveret. 

Derfor kan velsmurte og effektive PtP-processer gøre stor positiv forskel. Men det indebærer også en balance mellem robust compliance og effektiv eksekvering. I denne artikel guider vi dig gennem processen fra politikker til praksis: Først definerer vi de nødvendige politikker, dernæst ser vi på design af PtP-processer og godkendelseshierarkier og til sidst på, hvordan det hele samles i en risikomatrix tilpasset din virksomheds behov. 

I dette afsnit ser vi nærmere på fundamentet for velfungerende PtP-processer. Før vi dykker ned i de specifikke processer og godkendelseshierarkier, er det afgørende at forstå sammenhængen mellem politikker og processer, da dette hierarki danner grundlaget for en effektiv proceskæde og derfor er en forudsætning for en succesfuld implementering. 

Effektive PtP-processer er funderet i klare politikker, der definerer rammerne, som processerne skal designes efter. Politikkerne kan være mere eller mindre omfattende og detaljerede afhængig af behovet og omfatter blandt andet:  

• Indkøbspolitik: Fastlægger de overordnede rammer for virksomhedens indkøb, herunder om indkøbsfunktionen skal være centraliseret eller decentraliseret. Politikken definerer også, hvilke typer indkøb der kræver forhåndsgodkendelse, og hvordan forskellige indkøbskategorier skal håndteres forskelligt – fx differentierede krav til indkøb af produktionsudstyr kontra almindelige driftsindkøb.
• Prokurapolitik: Definerer, hvem der har bemyndigelse til at indgå aftaler og godkende transaktioner på virksomhedens vegne. Dette omfatter beløbsgrænser, godkendelsesniveauer og eventuelle særlige krav til specifikke indkøbstyper. Politikken er fundamental for virksomhedens risikostyring i form af de interne kontroller.
• Leverandørpolitik: Sætter rammerne for, hvordan virksomheden vælger, evaluerer og samarbejder med leverandører. Dette inkluderer kriterier for leverandørgodkendelse, krav til dokumentation, etiske retningslinjer, og hvordan leverandørrelationer skal vedligeholdes. Politikken kan også omfatte krav til leverandørers bæredygtighedsprofil og compliance.
• Politik for funktionsadskillelse: Sikrer, at kritiske opgaver i PtP-processerne ikke udføres af samme person. Dette er et centralt element i virksomhedens interne kontroller og omfatter fx adskillelse mellem bestilling, godkendelse og betaling. Politikken er afgørende for at forebygge fejl og besvigelser.
• Mål for arbejdskapital: Fastlægger virksomhedens strategi for likviditetsstyring, herunder betalingsbetingelser, kredittider og lagerstyring. Denne politik er central for optimering af virksomhedens cash flow med direkte indflydelse på, hvordan indkøb og betalinger skal tilrettelægges.
• Teknisk politik: Definerer rammerne for systemintegration og IT-sikkerhed i PtP-processen. Dette omfatter håndtering af brugerrettigheder, krav til systemintegrationer mellem ERP-system og andre IT-systemer samt eventuel implementering af e-procurement-løsninger. Politikken sikrer, at teknologien understøtter processerne effektivt og sikkert. 

Med politikkerne defineret har vi nu fundamentet på plads for at designe effektive processer. Politikkerne sætter rammerne, men den reelle værdi skabes i, hvordan vi omsætter dem til praktiske arbejdsgange. Lad os derfor se nærmere på proceskæden (processerne fra A til Z), som er det konkrete flow fra indkøbsbehov opstår til betaling gennemføres. 

Som proceskæden viser, manifesterer politikkerne sig forskelligt gennem forløbet. Indkøbspolitikken styrer de indledende faser, prokurapolitikken definerer godkendelsesflowet, mens arbejdskapitalpolitikken særligt påvirker de sidste led i kæden. Den tekniske politik sikrer samtidig, at hele flowet understøttes effektivt af virksomhedens systemer. Succesfuld implementering kræver derfor ikke bare forståelse af de enkelte politikker, men også hvordan de spiller sammen gennem hele proceskæden. 

Proceskæden integreres typisk i virksomhedens ERP-system, men kompleksiteten øges af de mange organisatoriske lag og potentielle systemintegrationer. Dette stiller særlige krav til procesdesignet og opmærksomhed på afhængigheder ‒ både i forhold til automatiseringsmuligheder og risikostyring. 

Med dette fundament på plads ‒ fra politikker til organisering ‒ kan vi nu fokusere på at designe de specifikke godkendelsesregler og -hierarkier, som skal sikre effektiv implementering af politikkerne i praksis. 

Antallet af involverede personer i godkendelsesprocesserne skal nøje overvejes og er en balance mellem ressourceforbrug og hastighed for godkendelser afvejet mod risiko. En veldefineret cost-center-struktur og opsætning er afgørende for at sikre, at de rette personer fra både support- og produktionsafdelinger deltager på passende niveauer uden at overbelaste processen med unødvendig inddragelse af flere parter på samme niveau. Dette hjælper med at bevare en effektiv og målrettet godkendelsesstruktur. 

Samtidig kan behovet for, hvorvidt mindre transaktioner som gebyrer, kontorartikler og gentagne abonnementer skal godkendes kontinuerligt, ofte bestemmes relativt enkelt, hvorfor det kan være relevant at designe undtagelser fra godkendelseskravene. Her handler det i essensen om at finde den rette balance mellem risiko og ressourceforbrug.  

En godkendt indkøbsordre fungerer som ramme for den efterfølgende proces og skal ikke kræve fornyet godkendelse ved faktura- og betalingsstadier, så længe fakturaen matcher ordren inden for acceptable tolerancer (fx +/- 5%). Kun ved væsentlige afvigelser fra den oprindelige indkøbsordre eller ved særligt betydningsfulde transaktioner bør der kræves ny godkendelse. Dette sikrer effektive processer, hvor indkøbsordrens oprindelige godkendelse respekteres som styringsramme for den samlede transaktion. 

Procespolitikker, proceskæden og overvejelser af godkendelseshierarkier og -regler samles i en risikomatrix, der bliver det centrale værktøj til at sikre, at politikkerne efterleves i praksis. Den kortlægger, hvordan hver politik implementeres gennem konkrete kontroller, og hvordan disse kontroller fordeles mellem proceskædens forskellige aktører. Dette giver ledelsen et samlet overblik over, hvordan politikkerne operationaliseres, og hvordan risici håndteres på tværs af organisationen. 

Risikomatrixen for fordeling af medarbejderansvar skal være fleksibel og tilpasses jeres virksomheds format og karakteristika, primært inden for størrelse og kompleksitet. En stor organisation med aktiviteter i forskellige regioner vil typisk nødvendiggøre en mere kompleks struktur med centraliserede indkøbsprocesser og omfattende systemintegration. Her ses ofte dedikerede roller med klart afgrænsede ansvarsområder, stringente godkendelseshierarkier og formaliserede processer for at sikre konsistens på tværs af organisationen. Omvendt kan større virksomheder under veldefineret prokurapolitik i visse tilfælde også designe PtP-processer ud fra decentral organisering og lokale beslutningskompetencer. 

I mindre virksomheder ses derimod ofte overlappende ansvarsområder, hvor samme medarbejder varetager flere funktioner ‒ fx både indkøb og bogføring. Ligeledes kan medarbejdere have bredere ansvarsområder og fleksibilitet til at dække af for hinanden. For eksempel kan en regnskabschef have bredere beføjelser til at godkende almindelige driftsudgifter på vegne af forretningen, mens beslutninger over fastsatte beløbsgrænser eller særlige situationer som hastesager og konflikter altid eskaleres til CFO- eller CEO-niveau. Dette kræver særlig opmærksomhed på funktionsadskillelse og implementering af kompenserende kontroller i godkendelsesprocesserne. 

Et afgørende designprincip er at forstå virksomhedens primære transaktionsmønstre. Fx vil en produktionsvirksomhed med høj volumen af materialeindkøb kræve andre processer end en konsulentvirksomhed, der primært håndterer services, rejseafregninger og timeregistreringer. Denne forretningsforståelse er fundamental for at designe en proces, der effektivt understøtter virksomhedens faktiske behov frem for blot at implementere en standardskabelon. 

Disse designvalg er essentielle for at sikre en proces, der både giver ledelsen det nødvendige overblik og effektivt understøtter virksomhedens operative mål.