RMIG: En digitaliseringsrejse med overblik og gennemsigtighed som destination

Tre uger kan gøre en kæmpe forskel, når kursen er sat mod en digital transformation. Det erfarede Jette Lykke Møller, CFO i virksomheden RMIG, som gik fra manglende overskuelighed i månedsluk-processerne på tværs af landegrænser til et samlet, digitalt overblik. Og rejsen er kun lige begyndt.

Træder du ind i receptionen på Industrivej 40 i Ballerup, finder du en stor udstilling af kvadratiske metalplader. En plade har bittesmå runde huller, en anden har brede og firkantede, og en tredje har udtryksfulde, næsten korsagtige huller. Og sådan bliver det ved. En diversitet i både dekoration og funktionalitet, som afslører, hvad virksomheden på adressen er eksperter i. Her ligger nemlig verdens største virksomhed inden for perforering af metal. En dansk industrivirksomhed med over 100 år på bagen ved navn RMIG.  

Selvom virksomheden er erfaren, markedsledende og med produktion og datterselskaber i blandt andet Danmark, Tyskland, Sverige og England, har den haltet lidt efter på det digitale felt. Og særligt en strømlining af de interne kontroller i finans har været et område, der har haft brug for en opdatering.  

”Hvis jeg skal være helt ærlig, så tror jeg, at første gang, vi snakkede om optimering af interne kontroller, var for 10 år siden. Det har været lidt et besværligt spøgelse, og der har hele tiden været noget andet, der har været nødvendigt at prioritere, og derfor har fået opmærksomheden.” 

Ordene kommer fra Jette Lykke Møller, som med sine 23 år i RMIG om nogen har oplevet udviklingen i virksomheden. Hun startede sin karriere som Group Controller i finans og har både været forbi roller som Finance Manager og Operations Manager, inden hun i sommeren 2023 blev udnævnt til CFO. Hurtigt herefter blev digitalisering skubbet højt op på prioriteringslisten. 

”Da jeg blev udnævnt for lidt over et år siden, besluttede jeg mig for, at vi skulle på en transformations- og digitaliseringsrejse. Vi kommer fra et lidt gammeldags setup. Når vi fx havde en overtidstime ude i produktionen for bare et år siden, så var det sådan noget med, at man skrev en overtimeseddel på papir. Vi var ikke så digitale på det punkt,” siger hun. 

Helt konkret var et af de områder, der krævede en digital transformation hos RMIG, perioderegnskabet. For uden strømlining i processerne og med forskellige tilgange på de forskellige lokationer spredt ud over Europa var det tidskrævende for Jette Lykke Møller at have overblikket over de interne kontroller i lukkeprocessen på tværs af hele organisationen.  

”Når man har mange datterselskaber, så bliver det hurtigt lidt siloopdelt rundt omkring, hvor alle gør tingene på deres egen måde. Det ville jeg rigtig gerne have et opgør med, og jeg ville rigtig gerne have et bedre overblik over de risici, vi havde i forbindelse med vores månedsregnskab.” 

RMIG’s transformationsrejse startede faktisk med det magasin, du nu sidder med i hånden. I en artikel om digitalisering af månedsluk-processen læste Jette Lykke Møller, at det ikke behøver være en uoverskuelig rejse, når man som CFO kaster sig over en digitaliseringsproces. Faktisk kan tre uger gøre underværker. Og derfra gik det stærkt. 

På tre uger i april og maj 2024 gennemførte RMIG med hjælp fra Basicos transformationskonsulenter hele tre workshops. Og allerede i løbet af den første workshop, hvor financial managers fra de svenske, tyske og engelske filialer fløj til Danmark, kunne Jette Lykke Møller mærke, at de første store skridt af transformationsrejsen blev taget. 

De satte sig med en blandet liste på omkring 80 forskellige tasks og kontroller, som udgjorde de eksisterende lukkeprocesser på tværs af hele organisationen. Og det viste sig, at nogle var nedarvede fra en fjern fortid, nogle var hjemmebryggede ude i et datterselskab, og andre var bare dobbeltarbejde.  

”Jeg fandt i hvert fald ud af, at der var rigtig mange, der sad og lavede tingene på deres egne måder. Nogle havde udviklet deres egne systemer og Excel-sheets og gjorde ting, der slet ikke var nødvendige,” siger CFO’en og fortsætter: 

”Allerede på den første workshop fik vi defineret, hvad der var vigtigt, og hvad der ikke var, og vi fik scopet, at vi ideelt skulle bruge et sted mellem 15 og 25 kontroller. Og så handlede det herefter om at finde frem til de mest essentielle.”

For alle involverede i processen kan en digitalisering af de interne finansprocesser hurtigt blive opfattet som en kedelig compliance-øvelse, der kun gennemføres for at tilfredsstille ledelsen eller revisionen. Derfor er der en god pointe i at dele transformationsprojektet op i korte treugers-forløb. På den måde arbejdes der i overskuelige sprints, som sikrer, at motivationen forbliver intakt, og at processen er effektiv og energifyldt. 

”Jeg kunne godt lide idéen om, at vi prøvede at se, hvad vi kunne nå på tre uger – bare for at sætte en ramme fra starten. Og derfra kunne vi købe tre uger mere, hvis der var behov for det,” siger CFO’en fra RMIG. 

”Efter den første workshop gik vi derfra med en masse energi og tro på tingene. Det var slet ikke en så uoverskuelig elefant alligevel. Vi havde fået taget hul på digitaliseringsrejsen på en god måde, og det vigtigste var faktisk, at medarbejderne var inkluderet i det,” siger Jette Lykke Møller, som også understreger, at hele transformationsrejsen er en change management-øvelse i sin reneste form. Engageringen af medarbejderne er nemlig alfa og omega for en succesfuld proces. 

”Som leder handler det virkelig om at inkludere folk. Det har været meget vigtigt for mig at være åben og lyttende i forhold til deres forslag, for at det ikke bliver en corporate-proces. Men som leder er man også nødt til at skære igennem en gang i mellem, for der kan af og til godt gå lidt diskussionsklub i den,” siger hun med et smil.

Allerede 1. maj gik RMIG live med deres nye, digitale månedsluksystem. Og at de relativt hurtigt gik fra workshops til systemunderstøttende transformation – og dermed gjorde ambitionerne til virkelighed – er der en god pointe i. På den måde undgik de, at det føltes som et stort spring, de skulle tage tilløb til, da de overgik til et nyt digitalt system. Og at det ikke fungerede 100% optimalt fra starten, var ikke nødvendigvis en negativ ting. Tværtimod gav det en mulighed for at få systemet testet af, og derfra kan der optimeres og forbedres løbende. 

Valget faldt på systemværktøjet Impero, hvor medarbejderne nu finder en lukkeproces bestående af 20 skarpt definerede kontroller. Og som CFO er nøgleordet i den forbindelse overblik. Jette Lykke Møller fremhæver det gentagne gange – både når hun nævner hensættelser, cashflow og investeringer.  

”Det har virkelig givet et godt overblik, som vi ikke havde før, og som nu er dokumenteret via systemet i stedet for på nogle forskellige excel-ark. Jeg har overblik over, hvad der er af risici, og hvilke åbentstående punkter vi har. Og jeg kan følge med i, om deadlines bliver overholdt. For mig er der en tryghed i at vide, at vi er enige om kontrollerne, og at vi gør det på samme måde,” siger en glad CFO, som også understreger vigtigheden af at have nogle eksterne kræfter med ombord, når man skal transformere. 

”Hele designet omkring sprintprocessen var vigtigt, men også det at have en facilitator til rådighed. At have en, der ser objektivt på tingene og stiller de rigtige spørgsmål, når vi sidder en masse finance managers sammen, er en utrolig vigtig rolle. Vi var i hvert fald ikke selv kommet i mål på tre uger,” siger hun.

Den digitale transformationsrejse for månedsluk-processen hos RMIG har nu et par måneder på bagen. Og for Jette Lykke Møller har det allerede givet en masse værdifulde indsigter og resultater. Og også ambitioner for fremtiden. Helt konkret er det hendes målsætning at skubbe rapporteringen en dag frem – fra ugens fjerde hverdag til tredjedagen.  

”Mit mål er, at vi i princippet kommer ned og har alle hardcore facts og data på tredjedagen. For så har jeg et døgn mere til at lave analyser og kvalitetstjek og udfordre tallene. Målsætningen er at nå derhen, inden året er omme,” siger hun og understreger, at det handler om at frigive tid til at dykke længere ned i, hvor der kan optimeres og investeres. 

”Pointen er netop, at vi ikke skal bruge for meget tid på de her praktiske, daglige rutiner, men at vi i stedet kan udfordre og finde historien bag tallene.” 

Jette Lykke Møller drømmer om i fremtiden også at kunne bruge Impero til andre digitale kontrolopgaver som fx IT-kontroller, ESG-rapportering og egenkontrol i forhold til produktansvar. På den måde er RMIG’s digitale transformationsrejse kun lige startet og har fortsat mange spændende destinationer på sin vej. Men for nu er hun bare glad for, at hun ikke lod sig skræmme af digitaliseringsrejsen som en uoverskuelig elefant. 

”Bare det, at vi reelt kan sige, at vi har dokumenterede interne kontroller – det er første gang i 10 år, at vi har kunnet det. Og at vi har fået gjort det ensartet og sat i system, var en anden rigtig stor del af det. Så jeg synes faktisk, vi allerede har taget et stort skidt. Ikke på tre uger måske, men vi er rigtig godt på vej.”