en
da
8 ud af 10 oplever at fortryde deres valg af HR-system. Det viser en undersøgelse fra Gartner fra 20241. Dette alarmerende høje tal er særligt opsigtsvækkende i lyset af organisationers aktuelle investeringsfokus, hvor HR-teknologi topper prioriteringslisten. Og hele 89% af HR-ledere forventer at fastholde eller øge deres teknologi-investeringer.
At stå tilbage med et fejlvalgt HR-system kan være en bekostelig affære. Men bag disse udfordrende statistikker gemmer sig en vigtig indsigt: Succesfulde valg af HR-systemer følger et tydeligt mønster. For fælles for dem er, at de alle bygger på et fundament af dybdegående og organisatorisk forankrende forarbejde.
Det rette valg af HR-system bør både matche organisationens nuværende behov og kunne understøtte de strategiske ambitioner for fremtiden. Valget handler derfor ikke kun om at løse dagens udfordringer, men også om at sikre en skalerbar platform, der kan udvikle sig i takt med organisationens behov og markedets teknologiske fremskridt.
Derfor får du her et processuelt indblik i, hvordan den gode forberedelse kan gøre forskellen, når I skal vælge leverandør af jeres nye HR-system.
1. Modenhedsevaluering
For at etablere fundamentet for enhver succesfuld systemtransformation er det afgørende at undersøge modenheden i de eksisterende HR-processer, systemer og data-flows. Opbyggelsen af dette overblik skaber forståelse for udgangspunktet og belyser, hvilke brændpunkter der eksisterer, samt hvilke indsatsområder I bør have i fokus.
Overvej blandt andet:
- Hvor standardiserede og dokumenterede er vores HR-processer?
- Hvordan understøtter de eksisterende processer vores HR, ledere og medarbejdere?
- Hvordan er vores nuværende HR-processer i stand til at skalere med organisationens vækst?
- Hvor nøjagtige og troværdige er vores HR-data?
2. Ambition og impact-målsætning
Med afsæt i modenhedsevalueringen bør I definere jeres ambition for det nye HR-system. Fastlæg konkrete impact-målsætninger for både forretning og medarbejdere, så I sikrer målbar værdi af implementeringen. Dette indebærer en præcis kortlægning af, hvordan systemet skal understøtte jeres strategiske mål og forbedre daglige arbejdsgange.
Overvej blandt andet:
- Hvilken hovedproblematik skal vores kommende HR-system hjælpe med at løse?
- Hvordan skal vores kommende HR-system bidrage til vores strategiske mål og forretningsvækst?
- Hvordan skal vores kommende HR-system forandre vores forretning, og hvilken adfærd skal den fordre for vores ansatte?
- Hvilke succeskriterier skal vores kommende HR-system opfylde?
3. Markedsdialog og inspiration
Baseret på jeres modenhedsvurdering og målsætninger kan I med fordel lade jer inspirere af leverandørers forskellige løsninger og best practices. Denne dialog kan både give inspiration og en væsentlig referenceramme for jeres efterfølgende behovsafdækning.
Overvej blandt andet:
- Hvilke trends og best practices inden for HR-systemer kan gavne vores organisation?
- Hvordan fylder brugervenlighed vs. avanceringsgrad af HR-systemet for os?
- Hvordan kan enten best of suite, best of breed eller en kombination af disse bedst muliggøre vores ambition?
4. Behovsafdækning og 'People'-validering
En grundig behovsafdækning er afgørende for at identificere de specifikke funktioner og egenskaber, som jeres nye HR-system skal have. Ved at involvere nøgleinteressenter og slutbrugere tidligt i processen opnår I ikke kun værdifuld indsigt i reelle behov – I lægger samtidig fundamentet for succesfuld forandringsledelse. Denne tidlige involvering skaber det ejerskab og buy-in, der er essentielt for systemets fremtidige succes, og reducerer risikoen for modstand mod forandring senere i implementeringen.
Overvej blandt andet:
- Hvilke specifikke HR-områder skal have funktionel prioritet over andre?
- Hvilke specifikke funktioner og egenskaber er essentielle for vores fremtidige HR-processer?
- Hvordan kan vi involvere nøgleinteressenter og slutbrugere i at sikre, at vi har defineret de rette behov for vores organisation?
- Hvilke leverandører kvalificerer sig til at blive shortlistet og inviteret til at byde på vores kommende udbud?
5. Kravspecifikation og udbud
Her træder vi ud af den forberedende fase, som nu bliver afsæt for, at alle identificerede behov omsættes til en detaljeret kravspecifikation. Ved at strukturere kravene som user stories tydeliggør I præcist, hvilken brugergruppes behov der er tale om, hvilke krav der er til funktionaliteten, og hvad vedkommende skal kunne opnå herigennem. Kravspecifikationen sendes efterfølgende i udbud til de leverandører, I har identificeret som værende kvalificerede til at levere den ønskede løsning.
Overvej blandt andet:
- Hvilke krav skal vi definere, som skal udgøre delelementer i realiseringen af vores ambition?
- Hvordan udvælger vi de rigtige leverandører til at byde på og besvare vores kravspecifikation?
- Hvordan skal vi vægte og evaluere de forskellige tilbud og løsninger fra leverandørerne?
6. Leverandørselektion
Når I har modtaget tilbud og løsninger fra leverandørerne, er næste trin at foretage en grundig selektion. Dette indebærer at evaluere, hvordan leverandøren lever op til de definerede user-stories, I har beskrevet i kravspecifikationen. Selektionsprocessen skal sikre, at I evaluerer leverandørerne ud fra den rette vægtning og pointsystem, som er designet med udgangspunkt i jeres ambition og impact-målsætning. Ligeledes er det essentielt, at denne evaluering er sammenlignelig leverandørerne i mellem, så I sikrer, at I selekterer den rette systemløsning, implementeringsmetode og et fremtidigt grundlag, som gør jer i stand til at realisere den ønskede impact og støtte jeres organisations strategi fremadrettet.
Overvej blandt andet:
- Hvordan lever leverandørbesvarelserne op til vores ønskede ambition og impact?
- Hvordan passer leverandørens implementeringsmetode til vores organisation?
- Hvad vil udgøre en god implementering for os?
Kan vi hjælpe med rejsen?
Er du blevet inspireret til at påbegynde din rejse mod et nyt HR-system, eller har du brug for yderligere sparring på, hvad et nyt system kan gøre af forskel i din organisation?
Så tøv ikke med at række ud.
