en
da
For ved at inddele dit ERP-projekt i faser kan du sikre overblik og styrer projektets aktiviteter. Derfor kan du her på siden blive klogere på, hvordan vi via Basico Change Model kan hjælpe dig med at spise ERP-implementeringen i mindre bidder.
Øg succesraten ved at dele dit ERP-projekt op i flere faser med klare succeskriterier
Ved at opdele ERP-projektet i flere faser gør du det lettere at styre aktiviteterne og holde overblikket hele vejen igennem projektet. Overgangen imellem faserne skal selvfølgelig planlægges nøje, og projektlederen spiller en stor rolle, når disse overgange skal eksekveres i praksis.
Og på trods af, at virksomheden kan være ivrig efter at komme i gang, er det vigtigt, at du tager dig tid til forberedelsen af projektets forskellige faser.
For der er forskellige bevæggrunde for at få nyt ERP-system. Dog er det, uafhængigt af disse, en stor forandring at gennemføre et ERP-projekt.
Derfor gør I jer selv en tjeneste ved at overveje, hvilke behov fremtiden kan bringe med sig. For det er ikke bare en bekostelig affære at udskifte et ERP-system. Det er en oplagt mulighed for at flytte virksomheden et skridt nærmere den fremtidsambition, I har som forretning.
- Morten Dyring, Senior Manager i Finance IT Services
Basico Change Model inddeler dit ERP-projekt i fire iterative faser
Hovedfaserne i et ERP-projekt har mange forskellige navne. Men hos Basico har vi skabt vores Change Model, som fungerer på tværs af forandringsprojekter eller finansstrategiske transformationer.
Basicos change model
Fase 1: Studer og engager
Målet i første fase er at forberede virksomheden og den interne projektgruppe til ERP-projektet. Det er primært en analytisk fase, hvor virksomheden skal udarbejde sin kravspecifikation til det nye ERP-system. Kravspecifikationen danner grundlag for udvælgelsen af ERP-system og ERP-leverandør, som er de to vigtige milepæle i denne fase.
Det er her, I får afklaret ressourcetrækket i forretningen, får kommunikeret til forretningsenhederne og får rollerne i projektet på plads.
Et andet væsentligt punkt er at indsamle viden og erfaring fra de kernemedarbejdere, der varetager opgaverne i dag, så I kan få deres indsigt beskrevet og inkorporeret allerede i kravspecifikationen. Det er nemlig rigtig uheldigt for projektets succes, hvis vigtig viden først bringes til bordet under test – eller når systemet er gået live.
Når I har valgt ERP-leverandøren, vil den afsluttende opgave i denne fase være at få udarbejdet projektplanen i fællesskab med leverandøren, herunder en detaljeret projektplan for anden fase.
Hvilke opgaver skal I udføre i 'Studer og engager'-fasen?
De fleste opgaver i denne fase fører til indsigter, der gør, at I kan udarbejde materiale til ERP-leverandørerne. Det kan fx være en oversigt over systemlandskabet og processer.
For jo bedre procesoverblik og -beskrivelse I har, jo bedre vil leverandøren kunne analysere, hvor processer og ERP-system ikke harmonerer, og give et bud på, hvordan en fremtidig ERP-løsning vil kunne håndtere det.
Det er også i denne fase, at I får udformet jeres kravspecifikation. Her er vores anbefaling, at I prioriterer de særegenskaber, I gerne vil have, ERP-systemet kan imødekomme. For alt andet lige vil ERP-systemet kunne håndtere de mest almindelige processer inden for områderne finans, debitor og kreditor. Her er det vigtigt, at jeres IT-afdeling er involveret og medgiver deres tekniske krav til ERP-løsningen.
Løft dit ERP-projekt med solid finansiel ekspertise
Søger du en erfaren ERP-ansvarlig eller en ERP-konsulent til enten at drive eller yde rådgivning på dit ERP-projekt? Ja, så er du landet det rette sted.
Foranalysen – forberedelsen til dit ERP-projekt
Dit forarbejde, og dermed din foranalyse, er det første vigtige skridt for dit ERP-projekt, uanset størrelse og kompleksitet. Det sikrer nemlig, at I får skabt synlighed om de gaps, der er imellem as-is og to-be, så I kan få kortlagt et roadmap for, hvordan I kommer derhen, hvor I gerne vil, med jeres ERP-implementering. Og vores tilgang til foranalysen kan du få viden om på siden her.
Skal du foretage en ERP-implementering af Business Central?
Så har vi en implementeringsgrundpakke til dig, der vil drage nytte af en best practice-tilgang og standardisere dine finansielle kerneprocesser. Den er designet til små og mellemstore virksomheder, der ønsker et standardiseret ERP-system og kerneprocesser, der er automatiserede. Lyder det som din virksomhed? Ja, så er du landet på den rette side.
Fase 2: Design og udvikling
I denne fase starter jeres samarbejde med ERP-leverandøren, som for alvor skal sætte sig ind i og forstå jeres virksomhed. Formålet med denne fase er at have opsat og udviklet ERP-systemet, hvor alle enkelte udviklinger og løsningsområder er testet. Herefter er ERP-systemet klar til test af alle processerne på tværs af virksomheden og altså en test af det system, som I går i luften med.
Udgangspunktet for jeres løsning vil altid basere sig på en standard-opsætning. Men herfra skal I ‒ i tæt samarbejde med leverandøren ‒ have designet den ERP-løsning, der passer akkurat til jeres forretnings krav og behov.
Validering af leverandørens design er en vigtig milepæl i denne fase. Og I skal sikre, at ERP-løsningen opfylder jeres forretningsforventninger og -krav og understøtter jeres kerneprocesser.
Som det sidste skal selve ERP-løsningen testes og valideres. Først af ERP-leverandøren og dernæst af jer, som indrapporterer eventuelle fejl eller mangler, som leverandøren efterfølgende retter.
Hvad skal I tage højde for i 'Design og udvikling'-fasen?
I vil med stor sandsynlighed opleve, at nye krav og ønsker fra forretningen opstår, uanset hvor grundig en kravspecifikation, I har udformet. Og her må I prioritere ud fra de aftalte ændringspolitikker, så ERP-projektet ikke laver ”scope creep” eller fejler i forhold til forventningerne til tid, omkostninger og kvalitet.
En af risiciene i denne fase er suboptimering i de enkelte afdelinger, da koordinering på tværs kan være underprioriteret i processen for validering.
Desuden rummer denne fase mange aktiviteter og opgaver, hvilket stiller store krav til prioritering og koordinering imellem ERP-projektet og ERP-leverandøren.
Det er også i denne fase, at jeres IT-afdeling for alvor skal engageres i ERP-projektet. For nu skal de oprette miljøer, som kan tilgås af brugerne.
Fase 3: Installering og observering
Det er her, hullerne i osten skal findes. Målet for denne fase er nemlig at være klar til go-live med et testet og forretningsgodkendt ERP-system. Her er altså fokus på den samlede ERP-løsning og sammenhængen mellem de enkelte elementer, der tidligere har været testet selvstændigt eller i begrænset sammenhæng.
Det er vigtigt, at testen er inklusive integrationer til eventuelle andre systemer, rapportering og med de korrekte roller og rettigheder, så I får testet både kravene til governance, og hvorvidt funktionsadskillelsen virker. Det er også vigtigt, at testen sker med realistisk masterdata.
Inden den afsluttende bruger-accept-test, hvor forretningen formelt skal godkende ERP-løsningen, vil I skulle træne de udførende medarbejdere i det nye ERP-system.
Hvilke medarbejdere skal involveres i 'Installér og observér'-fasen?
Det er typisk projektdeltagerne, der tester ERP-løsningen i denne fase, da de har opnået kendskab til det nye system og løsningens opbygning.
Under testen er ERP-leverandørens specialister til rådighed. Men de ansvarlige medarbejdere kan med stor fordel tage ejerskab for, at testen bliver gennemført. For det er trods alt dem, der skal ”leve” med ERP-løsningen efter go-live.
Det er desuden i denne fase, at I skal sikre, at alle medarbejdere, som er brugere af det nye system, bliver trænet i det, så de er klar til at bruge ERP-systemet.
Sidst men ikke mindst er det også i denne fase, at I skal planlægge selve overgangen til go-live – gerne ned til mindste detalje. Det er nemlig en specialistdisciplin i sig selv.
Fase 4: Integrering og forankring
Det er i den fjerde og sidste fase, at ERP-løsningen bliver integreret og forankret i virksomheden.
Første skridt – inden slutbrugerne slippes løs – er at foretage en ”smoke test” på hovedprocesserne for at opdage eventuelle fejl. Formålet med testen er bl.a. at sikre en god oplevelse for brugerne og undgå, at en lille forglemmelse eller fejl forstyrrer.
Det er en stor forandringsøvelse at gå i luften med et nyt ERP-system. Derfor er tilstedeværelsen af support og assistance væsentlig i hyper care-perioden, som ligger efter go-live, så brugerne kan få hurtig hjælp til de udfordringer, de måtte støde på.
- Morten Dyring, Senior Manager i Finance IT Services
Nogle udfordringer vil kunne løses af supporten, imens andre vil være komplekse og kræve større ændringer i f.eks. udviklingen. For at ERP-projektgruppen kan reagere hurtigt og prioritere de indkomne fejl, er det en fordel at mødes flere gange dagligt med deltagelse fra forretningen, så opgaverne løses i den rækkefølge, som er mest forretningskritisk.
Inden ERP-projektet afsluttes, afrapporteres projektet endeligt til styregruppen, hvor I følger op på business-casen og ser på, om I fik opfyldt jeres formål med projektet. Det er en væsentlig øvelse, der kan være med til at sikre, at erfaringer fra projektet gemmes og dokumenteres, så I kan drage nytte af dem i fremtidige projekter.
Efter 'Integrér og forankr'-fasen kan I besøge de øvrige faser igen
Er ERP-implementeringen så i mål efter denne fase? Ja, umiddelbart. Og så alligevel ikke. For I vil ofte opdage et stort forbedringspotentiale efter go-live, og så kan I med fordel cirkle tilbage i Change-modellens faser.
Desuden gør forandringsøvelsen sig også gældende i forhold til jeres eksterne interessenter som f.eks. leverandører og kunder.
Jeres kommunikation til dem er derfor vigtig, så de ved, at I har skiftet ERP-system, og at de derfor eventuelt overgår til nye processer. På den måde kan I tage jeres samarbejdspartnere i ed, så de kan være mere påpasselige og kritiske over for fx modtagne dokumenter og dermed hjælpe jer med at opdage fejl. Desuden vil tydelig og åben kommunikation til dem give en forståelse for, hvis noget ikke virker helt optimalt fra starten.
Har du spørgsmål?
Så kontakt mig og hør mere.
Har du spørgsmål?