Bøgerne går ikke på weekend …

… men vi har samlet et par pointer, som du kan reflektere over, imens du holder din. For har du ikke allerede digitaliseret kerneprocesserne i finansfunktionen, så er tiden måske til det nu? Hvilke overvejelser du kan gøre dig i den forbindelse, vil vi i denne artikel hjælpe dig med at komme omkring.

Vi dykker bl.a. ned i, hvad fordelene er ved en fokuseret tredjepartsapplikation frem for dyre tilpasninger i ERP-systemer eller avancerede ustabile Excel-løsninger, der imødekommer såvel krav som brugervenlighed. 

Inden for finans gælder det også, at der skal være styr på basics, før der er overskud til at kaste sig ud i mere avancerede aktiviteter. Her spiller digitalisering af finansfunktionen en nøglerolle.  

Men hvilken tilgang skal din virksomhed vælge?   

Her stiller vi skarpt på tredjepartsapplikationer, der bl.a. har den fordel, at de er uafhængige af dyre og tidskrævende ERP-baserede løsninger – og at de hurtigt kan skabe struktur. Men hvis du vælger en tredjepartsløsning, skal den leve op til nogle særlige krav for at sikre den langsigtede værdi. Dem har vi samlet til dig i en liste på seks punkter herunder:  

1. Applikationen skal være nem at tilgå, så den er uafhængig af geografi og sikkerhedstilpasninger – skyen er oplagt.  
2. Dokumentationen skal være let tilgængelig. Det gælder både manualer, guides og anden masterdata – og den skal være tæt forbundet med dokumentationen for udførsel, så de enkelte tjeklister og månedlige afstemninger nemt kan opdateres ved ændringer.  
3. Der skal være en klar ansvarsfordeling og nem kommunikation mellem forberedere og godkendere. 
4. For at minimere spildtid skal applikationen kunne give proaktive notifikationer, når en handling er påkrævet. 
5. Det skal være nemt at vedligeholde og opdatere masterdata hurtigt.   
6. Både ledelse og medarbejdere skal have direkte adgang til status på, hvor langt man aktuelt er i processen, så der ikke er tvivl om, hvorvidt målet er nået – og om, hvor der skal sættes ind, hvis der er udeståender.  

Næste naturlige spørgsmål er, hvor finder du så en tredjepartsløsning, der lever op til alle disse krav. Det gør du ved at blive hængende ved bogstaverne her i artiklen lidt endnu.  

Fordi vi vil gerne præsentere dig for Adra by Trintech – en applikationsportefølje, der er udviklet til at understøtte kernefunktionerne i finans og optimere lukke-processen. Vi dykker ned i tre tidskrævende snubletråde for din månedslukproces, som Adra by Trintech kan hjælpe dig af med.

… med proaktive notifikationer og et live statusoverblik. 

Vi gætter på, at det vil du gerne. For noget af det, der kan afprøve tålmodigheden allermest, er at have en benhård deadline uden selv at kunne gøre noget for at komme tættere på at nå den.  

Og vi tillader os at gætte på, at du kender den situation, hvis du er involveret i lukkeprocessen. I hvert fald hvis den ikke er optimeret digitalt. Under månedsluk er vi nemlig afhængige af, at en hel masse ting går op i en højere enhed for at komme i mål. Der er et væld af indbyrdes afhængige delopgaver og -processer, som skal udføres af forskellige medarbejdere. Og derfor kan der også være en del ventetid forbundet med lukkeprocessen.  

Fx kan der være kritiske afstemninger, som skal udføres i regnskabsafdelingen, før chefen kan godkende dem – eller det kan være, at controllerteamet er afhængige af at få en klarmelding fra flere kolleger i andre afdelinger, før de kan starte på den finansielle rapportering. 

Derudover kan det være vanskeligt at få det forkromede overblik over processen, og undervejs kan det være uhyggeligt svært at svare på spørgsmålet: Hvor langt er vi? Og kombinationen af indbyrdes afhængighed og manglende overblik kan skabe store problemer.

Adra by Trintech-applikationsportefølje har to primære applikationer – Task Manager og Balancer, der begge kan hjælpe dig med at skabe overblik med proaktive applikationer. Vi lægger ud med Task Manager.

Det smarte er her, at du kan sætte systemet op, så du får sendt mails til de relevante stakeholders og opgaveejere, samtidig med at processen styres fra centralt hold. Det kan eksempelvis være, at hvis en task-liste åbnes i forbindelse med månedsluk, så får alle opgaveejere en besked. Desuden gives besked ved sammenkædede opgaver, så du får besked, når opgaven, der går forud for din, er fuldført. Eller har du opgaver, der kræver godkendelse, får vedkommende, der skal give sin godkendelse, besked via mail. På den måde holdes alle i loopet og har indsigt i, hvor langt fra målet den samlede månedslukproces er. Du kan tilmed opsætte systemet, så du får daglige statusmails.     

Springer vi videre til Balancer, er den funktion ofte struktureret i de frekvenser, du aflægger rapportering i, hvilket som oftest er måneder. Hver gang du åbner den enkelte måned, sendes der derfor en samlet liste over konti via mail til alle forberedere, der skal tage den første handling på disse konti.   

Ovenstående er et par eksempler på, hvordan notifikationerne både i Task Manager og Balancer kan understøtte en gennemsigtig og smidig proces præget af nem koordinering, reducering af vente- og spildtid, hurtig opsamling, hvis en medarbejder uventet ikke er tilgængelig, og statusoverblik for ledelse via dashboards. 

Det kan du gøre ved at give din revisor adgang til dine kontoafstemninger – direkte i Adra Balancer. Ja, du læste rigtigt.

For mange er et besøg af ekstern revision ikke noget, der udløser stående klapsalver. Men der er faktisk en fordel ved, at du åbner de digitale døre på vid gab for din eksterne revisor, hvilket du nemt kan gøre ved hjælp af en tredjepartsapplikation som Adra.

Du kan nemlig oprette en ekstern revisionsbruger i Adra Balancer kvit og frit og dermed give revision adgang til dine kontoafstemninger.

Hvilket betyder, at revisoren får: Direkte adgang til alle afstemninger, fuld indsigt i ændringslogs og godkendelser, struktureret og sikkerhedsstyret tilgang til netop de afstemninger, der er relevante for dem. Desuden er Adra Balancer cloud-baseret, så revisionen kan tilgå dine finanskonti, hvor og hvornår det skal være.   

Fordelen er, at du slipper for særskilt at forberede og (om)strukturere data samt at sende eller gensende dokumentation til næste månedsluk. Det ligger nemlig allerede klar i Adra Balancer som en del af jeres normale lukkeproces.  

Tænker du, at det lyder fremragende, så vil vi opfordre dig til at læse videre. For nu er vi nået til den sidste ting, som vi tillader os at formode, at du gerne vil slippe for i fremtiden.

Det er en standardfunktionalitet i Balancer, at du kan lave automatiske kontoafstemninger. Så du får valide og pålidelige afstemninger, der kører uden omkostninger, tab af kontrol eller ressourcer.

Nej, vi joker ikke. Og det bedste er, at det kun kræver ganske lidt af dig. Men først er det væsentlig at forstå, hvordan funktionen fungerer.

Automatisering i Adra Balancer sker ved hjælp af systemjobs. Og det er disse jobs, der har potentiale til at spare dig for en masse arbejde, du kan bruge på mere værdiskabende opgaver.

Automatiseringsjobbene er inddelt i to typer: "Carry forward" eller på dansk "automatisk viderefør" (check) og ”System certify”, på dansk "automatisk forberedelse og godkendelse". De muliggør, at Adra selv afstemmer alle nulkonti samt alle konti med balancer uden bevægelser siden sidste måned. Og det er samtidig med, I, og dermed også jeres revisorer, bevarer eller ligefrem øger jeres kontrolniveau.

For at få dette til at ske er det nødvendigt, at du: justerer på to felter i jeres Balancer masterdata per konto (pst, det kan du udføre på alle konti på under ti minutter), og udfører en kørsel af to betingede standardjobs ved begyndelsen af en afstemningsperiode.

Og for at vende tilbage til kontrolniveauet, så kan du med disse funktioner øge frekvensen for, hvornår mange konti kontrolleres, der specielt har værdi på konti såsom egenkapital, deposita og investeringer. Her vil du via systemet hver måned kunne kontrollere, at dokumentationen stemmer med balancen. Og skulle der ske ændringer, kan du med det samme identificere dem, når kontoen sendes via det manuelle workflow, der aktiveres.

Alle konti, som er sat op til automatisk afstemning, der ikke lever op til jeres krav om betingelser, skal nemlig have en manuel kontrol. De brugere, der skal udføre kontrollen, får endda automatisk besked om, at det skal gøres. Nemmere bliver det næppe. 

I artiklen vil Partner Thomas Malmros præsentere dig for Adra by Trintech – en applikationsportefølje, der er udviklet til at understøtte kernefunktionerne i finans og 

optimere lukke-processen. Og de dykker ned i tre tidskrævende snubletråde for din månedslukproces, som Adra by Trintech kan hjælpe dig af med.