Digitalt generationsskifte i økonomifunktionen

For blot tre år siden så det digitale landskab markant anderledes ud i North Medias økonomifunktion. Dengang havde de to adskilte afdelinger med en række manuelle processer, der ofte inviterede til mange besøg ved kopimaskinen. I dag er de 100% digitaliserede i én samlet afdeling og har frigjort en masse ressourcer til mere værdiskabende opgaver. Det kom der en lang snak ud af, da vi besøgte North Medias økonomifunktion en solrig forårsdag.

Måske du kender de digitale platforme BoligPortal, Ofir, Bekey eller FK Distribution. 

Men vidste du, at de er ejet af North Media, der driver selskaberne som et digitalt og innovativt bindeled af formidling mellem erhvervslivet og forbrugerne?

En solrig forårsdag besøgte vi deres selskab FK Distribution i Høje-Taastrup, og allerede fra starten mærker vi den pulserende atmosfære, der vidner om en koncern, der konstant søger efter nye, skalerbare forretningsmuligheder. Denne tankegang afspejles også i agiliteten i deres økonomifunktion, som håndterer alle North Medias selskaber og derfor fungerer som en shared service. 

I foyeren bliver vi budt velkommen af regnskabschef Torben Nielsen og projektleder Per Larsen, to af de drivende kræfter bag North Medias digitale transformation i økonomifunktionen, som er omdrejningspunktet for vores interview. De leder os ned til et mødelokale duftende af frisk tryksværte og med panoramaudsigt over FK Distribution, der er i fuld gang med at gøre ugens tilbudsaviser klar til omdeling.

Per indleder snakken med at fortælle om North Medias portefølje af selskaber. Det er tydeligt at mærke hans passion for og interesse i at lette processerne i økonomifunktionerne på tværs af lokationer.

”Tilbage i 2020 overtog jeg ansvaret for økonomifunktionen i vores afdeling i Søborg. Det var en meget manuelt drevet afdeling, og der var ikke rigtig nogen integration mellem vores systemer. Overtagelsen blev startskuddet for udviklingen af mere digitaliserede, optimerede løsninger, der skulle øge vores interne kontroller og lette arbejdsgangene i koncernens økonomifunktioner,” fortæller han. 

Både Per og Torben har altid haft et fælles mål om at aflevere korrekt rapportering til koncernens ledelse, men de havde faktisk ikke et tæt samarbejde, inden de begyndte den digitale transformation. Tidligere havde de to økonomifunktioner opereret uafhængigt af hinanden, men med indførelsen af de nye digitale systemer og processer, anført af Per, begyndte en fusion at tage form.

”I North Media har man været ekstremt fokuseret på lean og processer, som skaber skalerbarhed i selve distributionsforretningen. Det har så dryppet ind i økonomiafdelingen. Da vi begyndte den her transformation, var vi to adskilte funktioner. En økonomifunktion under Pers ledelse i Søborg og én under min i Høje-Taastrup,” forklarer Torben.

Per tilføjer: ”Digitalisering og automatisering har længe været vores fokusområder, hvilket har ført os til et punkt, hvor det gav mening at fusionere de to afdelinger. Vi var nemlig så ens kørende i begge afdelinger, så det gav ikke længere mening, at vi havde to, men bare én på tværs af hele koncernen. Så kunne jeg, i en ny projektlederrolle, fortsætte mit fokus på yderligere optimering af forretningsområdet og Torben som regnskabschef for alle selskaberne.”

Med North Medias brede portefølje, der spænder over fem forretningsben og en række tilknyttede selskaber, navigerer de i en kompleks økonomisk struktur. Hvert selskab har nemlig sin egen rapportering, budgetter og finansielle mål, og økonomiprocesserne skal derfor balancere agilitet med fastlagte regnskabsstandarder. Derfor er det også vigtigt for North Media, at nyindkøbte systemer bringer værdi til økonomifunktionen gennem muligheden for klar og præcis kommunikation, overblik og struktur.

Af den grund havde Per et ønske om at få et nyt system integreret, der kunne rumme kompleksiteten, og som gav mening i deres dagligdag. Han undersøgte en række systemer og deltog på et af Basicos fyraftensmøder. Her blev han introduceret til Adra by Trintech-suiten, som endte med at blive integreret som deres nye system til at effektivisere og digitalisere lukkeprocessen.

”Hvis vi tager balanceafstemninger som eksempel, så havde vi en selvbygget løsning, der egentligt fungerede fint i økonomifunktionen. Men … der var mange udfordringer, når vi skulle dele data på tværs af vores selskaber på forskellige lokationer og domæner. Når vi lavede balanceafstemninger, afstemte vi en konto ad gangen i hver sit Excel-ark, og vi kunne ikke dokumentere, hvem der gjorde hvad og hvornår. Derfor gav det mening at tage skridtet videre og implementere en cloud-løsning og gå væk fra brugen af lokale filer. Med Adra kom vi op i superligaen med de processer,” forklarer Per nikkende med et tilfreds smil.

Forandringsprocesser og integration af nye systemer kan være udfordrende og glider ikke altid som smurt. Men Torben og Per havde skabt et godt fundament inden implementeringen og havde en klar vision: De ville dække et bredere område af balanceafstemninger, lukkeprocessen og interne kontroller.

Og overgangen til Adra-systemet var overraskende gnidningsfri.

"Det tog kun én måned at implementere Adra Balancer, og vores medarbejdere gik fra manuelle Excel-processer til at arbejde direkte i Adra uden større problemer," forklarer Torben begejstret. "Vi havde allerede en stærk struktur og velafstemte balancer, hvilket gjorde Adra til en oplagt og nem løsning. Overgangen var intuitiv, og vi kunne nyde godt af realtidsdata uden ventetid."

Per nikker smilende og tager ordet: ”Lige præcis med Adra, så har de et Balancer-modul. Det er der ikke mange konkurrerende systemer, der har, når vi snakker om interne kontrolsystemer. Der er også en autogodkendelse af balancer, som ikke rykker sig fra måned til måned, og det har også lettet en del af arbejdet med implementering af Balancer.”

Begge italesætter også, hvordan de kan mærke en forskel hos deres medarbejdere og deres digitale mindset efter implementeringen. I dag har deres medarbejdere en stor interesse i at automatisere processer; en interesse, der ikke eksisterede på samme niveau for tre år siden.

”Jeg oplever, at vores medarbejdere har fået en lyst til at finde nye, smarte løsninger, selvom det også lige skal ind under huden på dem. De har fået smag for ikke at bruge så meget tid på tastearbejde, men derimod bruge tiden mere intelligent. Vi har derfor frigjort vores medarbejderes ressourcer til mere værdiskabende opgaver, og det er jo genialt,” fortæller Per.

Torben er enig og understreger, hvordan afdelingens engagement har haft betydning for implementeringens succes:

”Der var ingen modstand i afdelingen omkring implementeringen af Adra. Vi havde forberedt Adra Balancer, så det var tydeligt for dem, hvem der skulle tage sig af hvilke opgaver i hvilke selskaber. Både Per og jeg har været utrolig imponerede over, hvordan alle har taget det til sig så hurtigt.”  

Mens effektiviteten i deres nye systemer allerede har gjort en mærkbar forskel, er Torben og Per allerede klar til at tage næste skridt.

”Vi er jo slet ikke færdige,” fortæller Torben med et glimt i øjet.

Per fremhæver, hvordan Adra-systemet har lettet arbejdsbyrden betydeligt for Torbens team, især i forbindelse med måneds- og årsafslutning. De har nu kastet sig over implementeringen af Task Manager; et værktøj, der stadig er nyt for dem, men som har et væld af muligheder.

Torben er især begejstret for de ’lavthængende frugter’, som snart kan høstes – forbedringer, der ikke kun vil optimere deres arbejdsprocesser, men også styrke forholdet til revisionen. Med Task Manager vil revisorerne kunne se, at alle arbejdsopgaver er nøje beskrevet og dokumenteret, og de kan hente den nødvendige dokumentation direkte, hvilket eliminerer behovet for at indtaste manuelle data mere end højst nødvendigt. Denne forbedring vil ikke blot effektivisere processen, men også frigøre værdifuld tid for teamet.

”Vi har taget implementeringen af Adra i to omgange. Først Balancer og så nu Task Manager. Da vi begyndte på projektet, havde vi et stort behov for at lette vores egne arbejdsgange og interne økonomifunktioner. Det kunne vi med Balancer. Task Manager bliver nok mere 1:1-løsning med det, vi har i dag, men med et fokus på at øge dokumentationen med de opgaver, vi laver,” forklarer Per. 

Inden vi afrunder interviewet, giver Torben et helt konkret eksempel på, hvordan digitaliseringen har manifesteret sig fysisk i afdelingerne:

”Går vi fx en tur over på vores arkiv, ville der i gamle dage have været reoler i lange baner med mapper og papir i. I dag har vi stort set ikke noget. Og det er synlige beviser på en tid, hvor afstemninger og rapporter var bundet i fysiske mapper måned efter måned.”

Torben indrømmer med et grin: ”I min afdeling var jeg nok den, der besøgte kopimaskinen oftest.”

Torben, Per og deres teams har budt den digitale transformation velkommen med åbne arme.

Og det er en rejse, de er stærkt motiverede for at fortsætte på.