Fra Excel-kaos til kontrol med et Financial Planning Tool

Der er stadig mange virksomheder, der kæmper med forældede processer og systemer til Financial Planning – processer og systemer, som ikke bare er unødigt tidskrævende, men også forhindrer dit FP&A-team i at skabe mest mulig værdi for virksomheden.   

Derfor fokuserer denne artikel på, hvordan et system i form af det rette Financial Planning Tool kan hjælpe jeres virksomhed med at komme sikkert i mål med jeres budgetter og forecasts.  

De fleste virksomheder bruger betydelige ressourcer på Financial Planning. Men på trods af gode intentioner og hårdt arbejde støder mange på udfordringer i planlægningsprocessen, som risikerer både at gå ud over kvaliteten og stjæle tid fra værdiskabende analyser.  

Men inden du bliver helt opgivende – fat mod! Selvom et system aldrig kan stå alene, er vores erfaring, at det rette Financial Planning Tool kan udgøre et stabilt fundament for planlægningsprocessen. Samtidig giver det dig mulighed for at bruge den finansielle planlægning til aktiv finansiel risikostyring i din virksomhed – hvilket har stor værdi i en uforudsigelig og omskiftelig verden.  

Derfor vil vi gerne præsentere dig for fire fordele ved at erstatte de bøvlede budgetark med et Financial Planning Tool – et system, der er målrettet understøttelse af den finansielle planlægningsproces fra start til slut.  

Tunge og manuelle processer ender ofte med at skabe flaskehalse, ligesom de risikerer at gøre budgetter og forecasts forældede, før de overhovedet er taget i brug.  

Og mens Excel har været rygraden i finansiel rapportering i årtier, stiller moderne finansiel planlægning stadig større krav til hastighed, nøjagtighed og dynamisk samarbejde på tværs af virksomheden. Krav, som Excel ikke er designet til at håndtere.   

Det fører til, at Excel-baseret planlægning ofte skaber mere forvirring end klarhed, særligt når organisationen vokser, og kompleksiteten stiger.    

Forestil dig, at din CEO beder om et opdateret forecast, og pludselig sidder fem forskellige afdelinger og samler data fra 15 forskellige filer. Hvem har den rigtige version? Hvilke tal er opdaterede? Og hvordan sikrer I, at alle arbejder med samme datagrundlag?    

Et Financial Planning Tool gør det muligt at automatisere og effektivisere hele processen fra dataindsamling til rapportering med understøttende funktioner som:   

Low code/no code-tilgang, hvilket betyder, at finansteamet selv kan tage ejerskab over Financial Planning Toolet uden at være afhængig af IT-ressourcer. I kan selv tilpasse jeres finansielle planlægning og implementere ændringer direkte i systemet, når behovet opstår.   

Real-time data, hvor input opdateres på tværs af hele modellen for alle brugere. Live dashboards og dynamiske rapporter betyder, at ledelsen altid har adgang til opdaterede tal. I stedet for at vente på ugentlige eller månedlige rapporter kan beslutningstagere følge udviklingen løbende og reagere hurtigt på ændringer.    

Indbygget rettighedsstyring giver jer kontrol over, hvem der kan se og redigere specifikke data – både på bruger- og gruppeniveau. Det reducerer risikoen for, at en bruger ved en fejl kommer til at indtaste noget det forkerte sted. Derudover sikrer det høj databeskyttelse ved bl.a. at minimere risikoen for, at følsomme budgettal som løndata havner de forkerte steder.  

Dataintegration sikrer, at systemerne kan forbinde til relevante datakilder, og garanterer, at alle medarbejdere arbejder med de samme, opdaterede tal.   

Indbygget audit trail giver fuld sporbarhed af ændringer på laveste niveau, så I til enhver tid kan se, hvor data kommer fra, og hvem der har foretaget ændringer. 

Skalerbarhed i systemdesignet gør det muligt at tilpasse datastrukturer og modeller efter virksomhedens behov. Nye afdelinger, produkter eller geografiske områder kan nemt tilføjes uden at skulle foretage ændringer i opsætningen af modeller og rapporter, hvilket giver organisationen mulighed for at vokse med toolet.   

Strømlinede processer automatiserer workflows og sikrer, at alle ved, hvad der skal gøres hvornår. Automatiske påmindelser og real-time status holder processen i gang og giver ledelsen fuldt overblik over fremdriften i budgetprocessen.   

Predictive Forecasting er et værdifuldt supplement i udarbejdelsen af budgetter og forecasts.  

De førende  Financial Planning Tools tilbyder i dag AI-funktioner, som kan analysere store datamængder og identificere mønstre og drivere, der ellers kan være svære at gennemskue – og netop her ligger nogle af de største fordele ved at bruge et  Financial Planning Tool:  

Fordele ved Predictive Forecasting:   

Predictive Forecasting fungerer særligt godt som supplement til traditionelle (og tidskrævende) bottom-up-budgetter og frigiver tid til analyse og strategisk sparring i stedet for manuelle opdateringer. Samtidig gør de fleste tools det muligt at evaluere den AI-genererede forecast performance, hvilket er med til at styrke tilliden til resultaterne.  

Et effektivt Financial Planning Tool giver dig den fleksibilitet, som er nødvendig for at reagere hurtigt på eksterne ændringer i markedsforholdene.  

Med et Financial Planning Tool kan du hurtigt oprette eller kopiere scenarier og forecasts, opdatere data og justere drivere – uden fare for at overskrive versioner eller skabe ekstraarbejde i organisationen. Det giver frihed til at eksperimentere med what-if-scenarier og sensitivitetsanalyser, så organisationen bedre kan navigere i konsekvenserne af virksomhedsspecifikke og globale usikkerheder og identificere nye forretningsmuligheder.  

Scenarieplanlægning gør det muligt for finans at spille en mere proaktiv rolle – fx ved hurtigt at kunne teste effekten af et nyt kundesegment eller en ændring i produktionsmixet. I stedet for blot at rapportere historiske tal bliver finans en aktiv medspiller i at sætte retning og træffe beslutninger.  

Og kombinerer din virksomhed scenarieplanlægning med Predictive Forecasting, styrkes både fleksibiliteten og kvaliteten i planlægningsarbejdet samt hastigheden, hvormed din organisation kan levere finansielle prognoser og analyser.  

Et Financial Planning Tool kan også spille en central rolle i at skabe tættere sammenhæng mellem finans og resten af organisationen.  

For medarbejdere uden for finans kan de finansielle processer og analyser ofte virke fjerne og komplekse. Men et af et Financial Planning Tools kernefunktioner er at oversætte operationelle informationer, som fx HR's ansættelsesplaner og indkøbsforventninger, fra produktionen til finansielle data.  

Samtidig gør brugervenlige grænseflader det muligt at give input uden at være Excel-specialist og giver den enkelte bruger adgang til skræddersyede dashboards med essentielle data. Det gør det både relevant og motiverende for forretningen at bidrage til den samlede planlægningsproces og er med til at højne kvaliteten af input og hastigheden for den finansielle planlægning.  

Og så sikrer Integrated Planning, at beslutningstagere på tværs af afdelinger arbejder ud fra samme datagrundlag, så det bliver markant nemmere at analysere, føre kvalificerede dialoger og træffe oplyste beslutninger.  

Det betyder, at interessenter uden for finans kan få indsigt i den finansielle påvirkning af forretningen, hvilket skaber en tydelig sammenhæng mellem forretningens input og den økonomiske konsekvens i et finansperspektiv.  

Endelig er en overgang til et Financial Planning Tool ikke kun et teknologisk skifte – det er også en god anledning til at zoome ud og genoverveje din virksomheds tilgang til budget og forecast. Fungerer jeres processer optimalt? Er de rigtige stakeholdere engageret? Og bruger I for mange ressourcer på unødig detaljegrad frem for værdiskabende analyser?  

For det rette tool skaber det teknologiske fundament, der gør det muligt for de andre elementer at fungere optimalt – men succesen afhænger af, at alle komponenter arbejder sammen som et sammenhængende hele.